Az irodai munka minden vállalkozás fontos része, amely lehetővé teszi az összes adminisztratív és üzleti dokumentum nyilvántartásának vezetését. Az alkalmazott vagy egy egész egység, amelynek feladatai közé tartozik az irodai munka, minden vállalkozásban létezik, függetlenül annak tulajdonosi formájától. A hozzáértő irodai munka garantálja az egész vállalat jól összehangolt munkáját és az azonnali reagálást az üzleti és piaci körülmények változásaira.
Mire szolgál az irodai munka?
Előbb vagy utóbb, a tevékenység megkezdése után, bármely vállalkozás szembesül azzal, hogy a dokumentumokkal kell megszervezni a munkát, amelyek az alapvető irányítási eszközök, mivel az ő segítségükkel hajtják végre az irányelvek átadását, és közlik a vezetői döntéseket egy meghatározott előadónak. A vállalati irodai munka rendszerét úgy tervezték, hogy biztosítsa a dokumentáció szabványosítását és egységességét, megszervezze könyvelését és tárolását annak érdekében, hogy megkönnyítse az üzleti dokumentumokkal való munkát. Az irodai munkarendszer funkciói a következők:
- a munkafolyamat kompetens szervezése, biztosítva a dokumentumok azonnali továbbítását a legrövidebb úton, minimális időigény mellett, lehetővé téve bármilyen dokumentum átadásának és végrehajtásának megfelelő időben történő ellenőrzését;
- minden bejövő, kimenő és belső dokumentáció nyilvántartásának és elszámolásának automatizált rendszere;
- a dokumentumok archiválása, amely lehetővé teszi azok formális kritériumok szerinti rendszerezését és esetekké formálását;
- az ügyek nómenklatúrájának létrehozása - az ügyfejlécek listája szerinti kódrendszer, megkönnyítve azok rendszerezését és meghatározva az archívumok törvényi vagy ipari rendeletek által meghatározott tárolási időtartamát.
Ha a vállalaton belül a dokumentumáramlással végzett munka mindezen funkciói megvalósításra kerülnek, akkor azt mondhatjuk, hogy az irodai munkarendszer hibakeresése megtörtént, és szükség szerint működik.
Szervezeti és jogi szempontok
Bármely, a vállalkozás adatait tartalmazó dokumentum üzleti papírnak minősül, ezért meghatározzák számára a jogi következményeket, azaz ez a dokumentum a felmerült konfliktusok és ellentmondások megoldásakor már bíróság előtt is bemutatható. Ezért az irodai munkát a szabályozási dokumentumok - speciálisan kidolgozott utasítások, a jogi szolgálat által ellenőrzött és a vállalkozás vezetője által jóváhagyott - alapján kell elvégezni. Ez az utasítás nemcsak kézikönyv, hanem a végrehajtáshoz kötelező dokumentum is, ezért minden érdekeltet aláírás ellenében meg kell ismerni.
Szabványosítani kell azokat a dokumentumokat, amelyeknek megfelelően a vállalkozás tevékenységét végzi. Az űrlapokon feltüntetendő részletek összetételét a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentációk egységes rendszere. A papírmunkára vonatkozó követelmények . Ugyanez a szabvány előírja az üzleti és adminisztratív dokumentáció tervezésének követelményeit is.
