Az irodai munka szervezése az alkalmazottak termelékenységétől függ, akik minden nap legalább 8 órát töltenek benne. Az iroda szervezése a szükséges bútorok megválasztásától az információbiztonságig számos kérdéskört jelent, amelyeket meg kell oldani annak érdekében, hogy biztosítsák valamennyi alkalmazottja és az azt birtokló vállalat normális munkáját.
Utasítás
1. lépés
A modern irodákat a "nyitott tér" elve szerint szervezik meg, amikor minden alkalmazott egy tágas és világos munkaterületben található, funkcionális területekre osztva. Azt tanácsoljuk, hogy hívjon meg egy szakembert, aki segít az irodaterület elrendezésében, meghatározza, hogy a funkcionális zónák hol és hogyan kerülnek elhelyezésre, milyen típusúak. Emellett képes lesz az egészségügyi és higiéniai előírásoknak megfelelően megszervezni és a legjobban elhelyezni a vezető és az irodai alkalmazottak munkahelyét. Vele együtt kiválaszthatja a szükséges bútorokat és berendezheti nemcsak a munkahelyek számára, hanem egy rekreációs terület számára is, ahol találkozókat tarthat az ügyfelekkel és a partnerekkel.
2. lépés
Gondolja át az irodában történő javítási és karbantartási munkák kérdését. Számítógépekre és irodai berendezésekre lesz szükségük. Válassza ki azokat a szolgáltató szervezeteket, akikkel együtt fog működni ebben a kérdésben, vagy szervezze meg saját részlegét a vállalatnál, amelyek feladata a probléma önálló megoldása lesz. Ha nagy mennyiségben kell fogyóeszközöket és írószereket vásárolnia, akkor döntsön a szállítókról és az általuk biztosított kedvezményekről.
3. lépés
Fontolja meg a menedzserek és alkalmazottak járművek, utazás-tervezési rendszer és a vállalati járműpark optimalizálásának lehetőségeit. Beszéljen a vezetőséggel a vállalat tulajdonában lévő vagy bérelt járművek karbantartásáról és biztosításáról.
4. lépés
Oldja meg a kérdést az iroda védelmével és a biztonsági rendszer szervezésével. Fontos a biztonsági intézkedések kérdése is, ideértve a tűzbiztonságot és az emberek evakuálásának módszereit vészhelyzet esetén.
5. lépés
Felelõs szakemberekkel és a vállalat vezetésével oldja meg az információbiztonság, a belsõ információáramlás kezelése, a beléptetés ellenõrzése, valamint a hivatalos és üzleti titkok megõrzésének biztosítását.
6. lépés
Gondolja át az irodai munka kérdéseit - külön személy vagy részleg foglalkozik-e velük, vagy ezeket a felelősségeket további osztályok alkalmazottai kapják meg. Szükség esetén hozzon létre egy belső és külső futárkommunikációs rendszert, és szervezze meg a futárok munkáját.
7. lépés
Szervezzen vállalati étkezéseket - saját étkezde vagy kávézó, külső vendéglátóhelyek használata, vendéglátás.
