A helyesen szervezett irodai munka minden (akár egy kis) vállalkozás sikeres munkájának egyik eleme. Az üzleti partnerek első benyomása attól függ, hogy a fő dokumentumok (megrendelések, utasítások, levelek stb.) Hogyan készülnek. Fontos az is, hogy a bejövő, kimenő és belső dokumentáció milyen gyorsan halad át.
Utasítás
1. lépés
Egy adott alkalmazottnak kell felelnie a vállalat munkafolyamatáért. Ha a vállalkozás nem túl nagy, akkor titkár, segédtitkár. Ha a szervezet egynél több alosztályt foglal magában (különösen, ha különböző területi elhelyezkedésük van), akkor egy óvodai oktatási intézményi szolgáltatást szerveznek (a vezetés dokumentációs támogatása).
Ők fejlesztik ki a vállalat irodai munkára vonatkozó utasításait, felülvizsgálják és változtatják meg őket. A dokumentum elkészítésekor alapul veheti a "Szövetségi végrehajtó szervek irodai munkájának szabályait".
2. lépés
Ez egy fontos, döntő szakasz, mert az irodai munkára vonatkozó utasítások jóváhagyása után a vállalkozás dokumentumai meg kell, hogy feleljenek egy bizonyos stílusnak:
- a részletek helye (hosszanti, szögletes);
- vállalati betűtípus;
- formátum (papírméret, behúzások).
A vállalkozás formanyomtatványain kívül az utasításoknak olyan kérdéseket kell tükrözniük, mint a bejövő / kimenő dokumentumok nyilvántartásának megszervezése; a dokumentumok és a meghozott döntések végrehajtásának ellenőrzésének megszervezése; dokumentumok előkészítése és átadása az archívumba stb.
3. lépés
Az olyan mappák kialakítását, amelyekbe egy bizonyos tárgyú dokumentumokat iktatnak, az esetek nómenklatúrájának megfelelően kell végrehajtani. Ezt a nyilvántartásért felelős személy fejleszti ki a "A szervezet tevékenysége során létrehozott szabványos vezetői dokumentumok felsorolása, feltüntetve a tárolási időt" alapján.
4. lépés
Tekintettel arra, hogy az esetek nómenklatúrájának kidolgozásával kapcsolatos munka terjedelmes, átfogó ismereteket igényel, helyesebb az ezzel kapcsolatos munkát az egyes szolgálatok és osztályok képviselőinek bevonásával szervezni. Összeállítják azoknak az eseteknek a listáját (megjelölve a tárolási időtartamokat is), amelyek a szolgálatban vagy az osztályon alakulnak, és az óvodai oktatási intézmény összefoglaló névjegyzéket készít a vállalkozás számára.
5. lépés
A dokumentumokkal való munka megkönnyítése érdekében egyre több vállalkozás használ elektronikus dokumentumkezelő rendszert (EDMS). Bármely vállalkozás számára lehet hatékonyan működő EDMS-t választani (7 vagy 2000 alkalmazottal). Az ár / minőség arány szempontjából a leghatékonyabbak ma a „Delo”, „EVFRAT-Document Management”.
De még akkor is, ha a vállalkozás még nem képes EDMS-t vásárolni, a szokásos Microsoft Office programok fognak megmenteni. A Word, az Excel, a PowerPoint szokásos eszközeivel teljesen lehetséges a dokumentumok tervezését a vállalati identitás követelményeinek megfelelően megszervezni, elektronikus dokumentumfolyamatot beállítani.
