Gyártási tevékenysége során bármely vállalkozás sok olyan dokumentumot készít, amelyeket egyeseknél, néha elég sokáig kell tárolni. Ehhez szükséges az archívum megszervezése.
Utasítás
1. lépés
Hozza létre a dokumentumok archívumban történő tárolásához szükséges feltételeket. Először is a helyiséget védeni kell a napfény közvetlen hatásaitól, a levegő páratartalma nem haladhatja meg a megengedett szintet, és illetéktelen személyek bejutását is le kell zárni.
2. lépés
Felhívjuk figyelmét, hogy az archívum helyiségeivel szemben támasztott követelmények szerint faépületekben, romos épületekben, nedves alapokkal rendelkező épületekben, tetőterekben vagy pincékben elhelyezése nem megengedett. Ugyanakkor a különféle levéltári dokumentumok tárolására szolgáló helyiségeket az átalakított épületben el kell különíteni az épület többi helyiségétől. Továbbá nem szabad elhelyezni a levéltárat az épület helyiségeiben, amelyeket közétkeztetési szolgáltatások, vegyi vagy tűzveszélyes anyagokat tároló szervezetek, élelmiszerraktárak foglalnak el.
3. lépés
Keresse meg a szervezet archívumát a nyilvántartások tárolására alkalmas vagy speciálisan kialakított épületben. A helyiséget a tűzbiztonságnak megfelelően el kell távolítani a veszélyes tárgyaktól. Ide tartoznak például a parkolók, benzinkutak, garázsok. A vállalkozás archívumának közelében ne legyenek olyan tárgyak, amelyek szennyezik a levegőt.
4. lépés
Az archívum rendezésére alkalmas helyiség kiválasztásánál vegye figyelembe, hogy az archívum normál működéséhez több külön helyiségre van szükség: archívum tárolása; helyiség dokumentumok fogadására; a tárolt dokumentumok felhasználására szolgáló helyiségek; dolgozószoba az archívum dolgozóinak.
5. lépés
Távolítsa el az archív tárolót laboratóriumi, háztartási és ipari helyiségektől. Ugyanakkor figyeljen arra, hogy nincsenek velük közös szellőzőcsatornák, és a tűzálló falak és mennyezetek használatával legalább két órás tűzállósági határértékkel legyenek elválasztva a szomszédos helyiségektől. Ezenkívül az irattárban a szennyvíz- és vízellátó csövek lefektetése kizárt.
6. lépés
Készítse el a "Dokumentumok tárolására vonatkozó előírások" tárolásának megszervezését, és azt a fejével hagyja jóvá. Ezenkívül a vezető parancsára ki kell jelölni egy személyt, aki felelős lesz az archívumért. Emellett létrehoznak egy speciális szakértői bizottságot, amely rendszeresen megvizsgálja a dokumentumokat a tárolási időszakuk betartása érdekében.
