Kísérő okmányok készülnek annak igazolására, hogy a bennük feltüntetett számú dokumentum, áru és egyéb tárgyi érték elküldődik. Az áruszállítással kapcsolatos kísérő okmányok egyéb információkat is tartalmazhatnak.
Átadó levél
A továbbított hivatalos dokumentumokat szinte mindig kíséri kísérőlevél. Ez tartalmazza a feladó, a címzett adatait, a küldendő dokumentumok és anyagok leírását. Célszerű megjegyezni azt is, hogy az elküldött dokumentum hány lapból áll. A kísérőlevél külön dokumentumként készül két lapon, amelyek közül az egyik a feladónál marad. A szervezetekben a kimenő számot és dátumot a motivációs levelekre bélyegzik. Ezekre az intézkedésekre azért van szükség, hogy az összes dokumentumot a címzett teljes biztonságban megkapja. Bizonyos mértékig ez a feladó biztosítása is.
Az áruszállítás kísérő okmányai
A szállítás során a fuvarokmányok kísérő okmányként szolgálnak, valamint írásos fuvarozási szerződésként. Ezeket a vasúti fuvarlevél, a vasúti fuvarlevél, a légi fuvarlevél, a közúti fuvarlevél és a tengeri fuvarlevél formájában mutatják be.
A fuvarlevélbe beírják a szükséges információkat a rakományról (neve, mennyisége, a tömeg meghatározásának módja stb.), A feladóról, a címzettről, a szállítás távolságáról és értékéről. Ez a szállítás fő dokumentuma, és meghatározza a feladó, a fuvarozó és a címzett közötti kapcsolatot.
A hajóraklevél egyben biztosíték is, amely megerősíti birtokosának jogát a hajóraklevélben meghatározott rakomány felszámolására és a rakomány szállításának átvételére. A fuvarokmány alapján a fuvarozó fuvarlevelet állít ki, amelyben a feladó feltünteti a feladó és a címzett nevét, a szállított rakományról szükséges információkat, a szállítás (áru) mennyiségét. Az információk pontatlanságáért és az azokhoz kapcsolódó összes következményért a rakomány feladója felel a fuvarozó felé.
A hajóraklevél megerősíti az áruk szállításra történő elfogadását, és végigkíséri őket az egész útvonalon. Ezután az áruval együtt a fuvarozó átadja a címzettnek.
A fuvarlevél minden típusú fuvarozásnál, a vasút kivételével, három vagy több példányban készül, hogy vitás esetekben mindkét fél rendelkezzen a fuvarlevél másolatával.
A rakomány feladójának a fuvarlevél mellett a fuvarlevélen át kell adnia mindazokat az iratokat is, amelyek az egészségügyi, vámügyi, karantén és egyéb szabályokhoz szükségesek.
