A dokumentumok kidolgozása és előkészítése során fontos szerepet tulajdonítanak jóváhagyásuknak, amely lehet belső, ahol a dokumentumokat maga a szervezet osztályai hagyják jóvá, vagy külső, társítva a dokumentumok más intézmények általi jóváhagyásával. A jogilag helyesen elfogadott dokumentum feljogosítja a törvények, normák és szabályok által előírt intézkedések megtételére. A jóváhagyási eljáráson átesett dokumentumokat lezárják vagy bélyegzik.
Utasítás
1. lépés
Egy szervezet alkalmazottjaként dolgozva, amelynek feladatai közé tartozik a dokumentumok belső és külső jóváhagyása, egyértelmű információval kell rendelkezni arról, hogy a vállalat mely részlegei felelősek jóváhagyásukért.
2. lépés
Készítsen egy listát azokról a dokumentumokról, amelyeket a teljes munkaidő alatt jóvá kell hagyni. Tisztázza a jóváhagyásukért felelős osztályokat. Készítsen egy táblázatot, amely feltünteti a kötelező jóváhagyás tárgyát képező dokumentumtípusokat, a munka elvégzéséért felelős szervezeti egységeket, beosztásokat, vezetékneveket, neveket, az alkalmazottak védőszavát, telefonját és e-mail címét.
3. lépés
Döntse el a jóváhagyandó dokumentumot. Készítsen tervet, és jelezze, milyen sorrendben veszi fel a kapcsolatot szervezete részlegeivel. Tájékozódjon a munka befejezésének határidejéről, ha megbeszélik a vállalat minden részlegének minden alkalmazottjával, aki felelős a dokumentum jóváhagyásáért.
4. lépés
Nagyon figyeljen a dokumentum jóváhagyásának feltételeire, gyorsan reagáljon az osztály alkalmazottai által végrehajtott bármilyen változásra. Ha kétségei vannak a dokumentum szerkesztésével kapcsolatban, mindenképpen konzultáljon a szervezet szakembereivel, tisztázva az összes árnyalatot. Ez hozzájárul a jövőbeni jóváhagyási idő lerövidítéséhez, és lehetővé teszi, hogy a dokumentumot jogszerűen elkészítse.
5. lépés
A szervezet minden osztályán a jóváhagyási eljárás letelte után vízum kerül a dokumentumra. Ez lehet osztálybélyegző vagy „Jóváhagyott” bélyegző, feltüntetve a munkavállaló beosztását, nevét és aláírását. Győződjön meg arról, hogy minden, a dokumentum jóváhagyásáért felelős alkalmazott helyesen írja alá. Ellenkező esetben a szervezet vezetője nem írja alá.
6. lépés
Az utolsó link, amely a dokumentumot jóváhagyja, a vállalat vezetője. A dokumentum csak akkor tekinthető jogilag elfogadottnak, ha azt a vezetőség, az összes részleg alkalmazottai, a vállalkozás pecsétje vagy bélyegzője írja alá.
7. lépés
Ha különféle intézmények jóváhagyását igénylő dokumentumokat külsőleg koordinálja, nézze meg azon szervezetek listáját, amelyekhez jelentkeznie kell. Tudjon meg részletes információkat az osztályokról, a koordinációban részt vevő alkalmazottaikról. Hívja őket, vagy küldjön e-mailt, megadva a szükséges dokumentumlistát. Megegyeznek a találkozó időpontjában.
8. lépés
Készítse el a jóváhagyás idejével és a változtatások végrehajtásának eljárásával kapcsolatos kérdések listáját a dokumentumok külső jóváhagyásában részt vevő intézmény alkalmazottja számára. Tegyen hivatalos nyilatkozatot az előírt formában, megjelölve az egyeztetendő dokumentumok listáját. Ellenőrizze a dokumentumok jóváhagyásának időzítését és végrehajtásuk helyességét.
