Ma, a számítógépes korban ismerni kell az üzleti levelezés szabályait, és be kell tartani azokat a személyes, ajánlási, gratulációs és egyéb levelek írásakor. Az üzleti levelezés szabályainak betartása szintén jelzi udvariasságát és tiszteletét a címzett iránt.
Utasítás
1. lépés
Üzleti levéleket szokás fejlécesre írni. Már rendelkezniük kell a szervezet adataival, így még az e-mailnek is tartalmaznia kell a vállalatról szóló összes információt.
2. lépés
Valamivel a részletek alatt, a jobb oldalon meg kell jelölni az indulási dátumot, a hónapot pedig betűkkel kell írni (2011. május 12.). A nemzetközi levelezés nem használja az általunk elfogadott rövidítéseket (05/12/11). Például az Egyesült Államokban először a hónapot, majd a számot jelölik (2011. május 12.).
3. lépés
Alul, a bal oldalon, új bekezdés elkészítése nélkül, udvarias címet írnak. Oroszországban gyakran felkiáltójelet tesznek egy bevezető cím után. A nemzetközi gyakorlatban vesszőt szokás használni.
4. lépés
A fellebbezés utáni következő sorban meg kell jelölnie a levél tárgyát. Ehhez beírhatja a "Re:" szót (angolul: Reference to "- viszonylag, mint annak). Például: "Re: Válaszul a 2011. május 18-i telexre".
5. lépés
Ha a levelet csak egy témának szentelik, akkor azt az e-mail cím után közvetlenül a mezőben lehet feltüntetni. De ha a levelezést egyszerre több kérdésben folytatják, akkor jobb, ha közvetlenül a kapcsolatfelvétel után kijelölik őket. Így lehetséges lesz a betű felosztása a megfelelő számú blokkra.
6. lépés
Az úgynevezett all-block írási stílus egyre nagyobb népszerűségnek örvend. Blokk stílusban a bekezdések nem 5 szóközzel vannak behúzva, hanem balra vannak igazítva. Ha egyértelműen el akarja különíteni a bekezdéseket egymástól, akkor kezdjen minden új bekezdést 3-4 szóköz után.
7. lépés
A levelet általában dicsérettel fejezik be. Leginkább az "Üdvözlettel" a dicséretet használják. Ön is korlátozhatja magát a jókívánságokra: "Üdvözlet Mr. …", "Üdvözlet", "Üdvözletem" stb.
