A szervezetbe belépő dokumentumok könyvelés alá esnek. A beérkező levelek nyilvántartása általában az iroda feladata, de kis csoportokban ezt a felelősséget gyakran a titkárra ruházzák. A levelezés feldolgozásának módszerét általában az irodai munkára vonatkozó belső utasításokban részletesen leírják. Ha hiányzik, akkor új dokumentumok feldolgozása során be kell tartania a műveletek bizonyos sorrendjét.
Szükséges
- - a beérkező levelezés nyilvántartásának naplója;
- - "Bejövő levél" bélyegző.
Utasítás
1. lépés
Fogadja el és rendezze a beérkező levelezést. Minden levelet ki kell nyitni, kivéve azokat, amelyeken külön jelölés van, például "Személyesen a vezetőnek" vagy "Bizalmas" stb. Ne rohanjon eldobni a borítékot, először ellenőrizze, hogy a visszatérési cím szerepel-e a szövegben. A regisztrációhoz nem szükségesek könyvelési dokumentumok (számlák, számlák), gratulációk, reklámanyagok.
2. lépés
Írja be a beérkezett levelek adatait a beérkező levelezés naplójába. Lehet elektronikus vagy hagyományos (papír). Az elektronikus űrlapok kitöltésekor kövesse a programfejlesztők ajánlásait. A számítógépes rendszerek megkönnyítik az irodai munkát, segítenek a szükséges információk gyors megtalálásában. Fontos azonban bennük az egyesítés, az információk bevitelére vonatkozó szabályok szigorú betartása, különben a dokumentum elveszhet az adatbázisban.
3. lépés
Vegyen egy hagyományos naplót egy nyomdában, vagy rendezze be maga egy A4-es noteszgépbe. A legfőbb követelmény a keresés egyszerűsége, a kitöltés egyértelműsége és pontossága. Kényelmes naplót vezetni táblázat formájában a következő oszlopokkal: 1. Regisztráció dátuma. Fontolja meg a beérkező leveleket a beérkezés napján, és este terjessze azokat a vezető felé megfontolásra, hacsak a szervezet nem alkalmazott más eljárást; Regisztrációs szám. Ez a dokumentumattribútum a "Bejövő dokumentumok" iratszámának (a szervezet ügyeinek elfogadott nómenklatúrája szerint) és a beérkezett levél sorszámának (a naptári év elejétől számítva) áll. Például a "No. 01-12-273", ahol a 01-12 az ügy nómenklatúrájának száma, a 273 a levél egyedi száma. Az összes beérkezett levelezést egyszer regisztrálják, függetlenül a később kapott példányok számától, beleértve az elektronikus példányokat is; 3. A levél szerzője (szervezet, magánszemély), például "Vstrecha LLC" vagy "Regionális közigazgatás, V. S. Sidorov vezetőhelyettes" stb. 4. A dokumentum tárgya. Ezt az oszlopot kitöltheti a levél fejlécének információival, vagy röviden megfogalmazhatja a fő gondolatot, miután elolvasta. Írjon úgy, hogy később könnyen emlékezzen arra, melyik dokumentumról van szó, és elmagyarázza azt kollégáinak. Például: "A szállítási szolgáltatásokra vonatkozó szerződés megkötéséről" vagy "A jövedelemadóról szóló információk nyújtásáról 2011.12.12. Előtt" stb. 5. Végrehajtó. Töltse ki a mezőt, miután megkapta a menedzser vízumát. Írja be annak a személynek a nevét, aki elkészíti a választ. Itt jegyezze fel az esedékesség dátumát. Jelölje ki vagy húzza alá a sürgős levélre adott válasz dátumát. Megjegyzések. Itt jegyzeteket készíthet a vezető megbízásának teljesítéséről, vagy jelezheti a levél fontos mellékleteinek meglétét, vagy megjelölheti az alkalmazottak munkahelyi példányainak számát.
4. lépés
Töltse ki a táblázatot tetszése szerint. Például a dokumentumok biztonságától tartva jelölje meg a vállalkozó aláírására szolgáló rovatot, amikor levelet kap. Azonban ne terhelje túl a naplót és magát túl bőbeszédű bejegyzésekkel. A dokumentum tartalmazza az összes szükséges információt, a regisztrációs űrlapok csak segítenek nyomon követni a munka szakaszát rajta.
5. lépés
Minden betűre tegyen egy speciális bélyegzőt, amely jelzi a levelezés típusát - "Bejövő". A nyomtatásnak a dokumentum első oldalának jobb alsó sarkában kell lennie. Győződjön meg arról, hogy a nyomtatás nem fedi át a szöveget. Írja be kézzel a nyomtatási sorba a sorozatszámot és az átvétel dátumát.
