A tervezők, az értekezletek és az értekezletek a munkafolyamat szerves részét képezik. Fő feladatuk az összes szolgáltatási helyzet együttes elemzése. A munkaértekezletek résztvevői tudnak és kell is aktívan felszólalniuk, megvitatni a részleteket és javaslatot tenniük a problémák megoldására. A találkozó hatékonyságához a házigazda betartja bizonyos szabályokat.
Szükséges
- - napirend;
- - az ülés szabályai;
- - az ülés jegyzőkönyve.
Utasítás
1. lépés
Ismerje meg a hatékony találkozó legfontosabb jeleit. Kevesen vannak közülük: 1. Az értekezletnek konkrét célja van; 2. A szervező elvégezte az összes szükséges előkészítő munkát; 3. Az ülésen csak azok az érdeklődő alkalmazottak vehetnek részt, akik közvetlenül kapcsolódnak a megvitatott kérdésekhez; 4. A vita nem tér el a fő témától; 5. A találkozó eredményeként meghatározták az azonnali terveket és konkrét utasításokat adtak az alkalmazottaknak. Mindezeket a kérdéseket a vezetőnek személyesen kell felügyelnie, különösen, ha a szervezet még nem alakított ki mechanizmust a hatékony értekezletek megtartására.
2. lépés
Fogalmazza meg a találkozó fő témáját. Ennek relevánsnak és érthetőnek kell lennie az alkalmazottak számára. Nagyon fontos, hogy a munkamegbeszélésnek konkrét célja legyen: rendezvényterv kidolgozása, döntés jóváhagyása, ötlet előterjesztése stb. Például nem szabad a gazdasági világválságról beszélni, ha hirdetési ügynökségének kevesebb vásárlója volt. Ebben az esetben az értekezletet a szolgáltatások körének bővítésére és a kedvezményrendszer megváltoztatására kell fordítani.
3. lépés
Készítse el az ülés részletes napirendjét. Ebben tüntesse fel a fő témát, a megvitatni tervezett kérdéseket, az előadók nevét, a meghívottak összetételét, az esemény dátumát, idejét és helyét. Minden napirendi pontnak részleteznie kell az ülés fő témáját, tükröznie kell annak bizonyos aspektusait. A kérdések csoportosíthatók vagy az "egyszerűtől az összetettig" elv szerint, vagy analitikai sorrendben - "a jelenlegi helyzet - annak eredete - lehetséges megoldások".
4. lépés
Csatolja az ülés ütemtervét a napirendhez. Ebben állítsa be a főelőadók, a társelőadók tájékoztatásának, a kérdések tisztázásának és a megbeszéléseknek az idejét. Készítsen menetrendeket még a kis szolgálati találkozókra is. Ez megtanítja önmagát és alkalmazottait arra, hogy értékeljék a munkaidőt, tartsák be a határidőket, és világosan és pontosan fejtsék ki gondolataikat.
5. lépés
Előre ismerkedjen meg az alkalmazottakkal a napirenddel. Küldje el vállalati e-mailben, vagy ossza ki mindenkinek, akit meghív az értekezletre. Kérj meg mindenkit, hogy készüljön fel a megbeszélésre. Hangsúlyozza, hogy mit vár el az egyes pályázati résztvevőktől a kompetenciáján belül.
6. lépés
Kezdje a találkozót saját rövid beszélgetésével. 3-5 percen belül meséljen arról az okról, amely a találkozó megszervezésére késztette Önt, és az elért eredményről. Ezután ismerkedjen meg a résztvevőkkel a napirenddel és a munkarenddel.
7. lépés
Vezesse a vitát. Folytasson barátságos, de konstruktív vitát. Ösztönözze az értekezlet minden résztvevõjét, hogy fejezze ki véleményét, forduljon a "csendesekhez" személyes kérdésekre, amelyek részletes választ igényelnek. Tapintatosan, de határozottan megpróbálja elterelni a beszélgetést a fő kérdésről. Foglalja össze az egyes kérdések részösszegeit.
8. lépés
Az értekezlet végén még egyszer hangoztassa az alkalmazottaknak adott döntéseket és utasításokat. Győződjön meg róla, hogy minden résztvevő megérti a feladatait és emlékezik a határidőre. Jegyezze fel a protokoll fontos pontjait. Küldje el annak másolatát a megrendelések teljesítéséért felelős szakembereknek, valamint a meghozott döntések végrehajtásában részt vevő alkalmazottaknak.
