A levéltári munka hatalmas és külön területének tekintik azokat a kérdéseket, amelyek a dokumentumok előkészítésével kapcsolatosak a szervezet archívumába történő eljuttatáshoz. Ezért érdemelnek komoly figyelmet, mivel a dokumentumokkal való munka ezen szakaszában gyakran elkövetnek különféle módszertani és gyakorlati hibákat, amelyek a jövőben negatív következményeket okozhatnak a levéltár munkájában.
Utasítás
1. lépés
A dokumentumok archívumba történő átadásával kapcsolatos összes munka, beleértve a személyi iratokat is, általában a következő szakaszokra oszlik: - mindenekelőtt a dokumentumok kialakítását kell elvégezni az aktuális produkcióban és annak befejezése után;
- az ügyek kialakulása után azokat az összes megállapított szabálynak megfelelően össze kell állítani;
- majd végezzen értékvizsgálatot és készüljön fel a levéltári tárolásra;
- elvégzi a szervezet archívumába továbbított összes dokumentum leltározását;
- az utolsó szakaszban helyezze át a hivatalos iratokat a szervezet archívumába.
2. lépés
Először bizonyos komplexumokban, azaz esetekben kell elvégeznie a személyzettel kapcsolatos dokumentumok helyes elkészítését. A speciális mappákban ilyen hivatalos papírokat kell megrendelni a vállalati alkalmazottak tevékenységének különféle aspektusairól, a személyzet számára, amelyek tárolására különböző időkeretek vonatkoznak. Ezt a fázist el kell végezni, mert a személyi állományra vonatkozó megrendelések egy részét kizárólag a munkahelyet érintő érvényes kérdésekre, valamint az alkalmazottaknak járó jutalmakra és a munkakörbe költözésre fordítják. Az ilyen típusú papírt legalább hetvenöt évig a vállalkozás archívumában kell tárolni. Ugyanakkor a megrendelések többsége, amelyek a személyi összetételre vonatkoznak, tükrözik a társaság alkalmazottainak operatív kérdéseit: üzleti útra, ügyeletre, vakációra stb. Az ilyen dokumentumokat öt évig meg kell őrizni. A keresés megkönnyítése és a munka megkönnyítése érdekében különféle esetekben ötéves és hetvenöt éves dolgozatokat kell készíteni.
3. lépés
Helyesen kell kialakítani a vállalkozás alkalmazottai és az összes alkalmazott személyes számláit, amelyek szigorúan ábécé sorrendben kapcsolódnak a bérekre vonatkozó adatokhoz. A személyes mappákban lévő összes papírt csak időrendben, a beérkezésük dátumának megfelelően kell rendezni. Szükséges továbbá, hogy az összes, a mappában található irat elkészítsen egy levéltári jegyzéket, amely olyan részleteket tartalmaz, mint: - a papír neve;
- a leltárban szereplő papír sorszáma;
- a dokumentumban szereplő lapok száma;
- a dokumentum kelte és száma (ha szükséges);
- a személyes aktában szereplő papírlapok számának összefoglaló nyilvántartása;
- jegyzet.
