Sürgősen szüksége van egy dokumentumra, de nem emlékszik, hova tette? Hozza rendbe az irodai életet, rendezzen mindent számozott mappákba - ez megkönnyíti munkáját.
A dolgokat rendbe tettük a papírokban
Ha kevés dokumentum van, és egy alkalmazási területre vonatkoznak, akkor ezeket egy helyre kell tenni, lehetőleg egy mappába. De általában egy mappa nem elegendő, többnek kell lennie. Például egy mappa a cég alapító okmányaival, levelekhez, beszállítókkal kötött szerződésekhez stb.
A vállalkozás bővülésével a mappák száma növekszik. Lehet, hogy nem egy, hanem több polcra lesz szükségük. És akkor megjelennek azok az alkalmazottak, akiknek meg lesz a saját dokumentumfolyamuk és mappáik. Vagyis a rend első szabálya a dokumentumok tematikus mappákba történő szétosztása, amelyeknek polcon kell lenniük.
Most az ipar vízszintes és függőleges tálcákat gyárt. Nagyon praktikusak, kevés helyet foglalnak, jól illeszkednek az asztalra, és lehetővé teszik, hogy minden alapvető és gyakran használt dokumentum kéznél legyen, új bútorok beszerzése nélkül.
Iktató hivatal
Ha sok dokumentum van, akkor létrehozhat egy speciális nyilvántartást (regisztrációs naplót) azokhoz, vagy többet. Például a bejövő és a kimenő dokumentáció naplói. Tartalmazzák a nyilvántartásba vétel dátumát és a bejövő (kimenő) dokumentum számát, rövid tartalmát és / vagy nevét, valamint azt, hogy hova küldik a dokumentumot (melyik osztálynak, melyik tisztviselőnek adták át, melyik mappába helyezték stb.)).
A mappák egy részéhez vagy mindegyikéhez, ha sok dokumentum és sok hasonló mappa van (az értelemben), akkor szükség lehet minden mappában lévő dokumentum-nyilvántartásra, vagyis azok listájára, amely be van ágyazva vagy valahogyan csatolva van a a mappa közepe. Minden dokumentumhoz rendelhet számot (ha korábban nem volt ott), vagy megadhatja a sajátját. Akkor nem kell végiglapoznia az összes dokumentumot, csak meg kell néznie azok listáját, majd be kell vennie a szükséges számot.
Helyezze a dokumentumokat a megfelelő mappákba, tálcákba és polcokba, indítsa el őket időben, és mindent gyorsan és egyszerűen megtalál.
A munkahely rendben tartása
A munkahelyet rendben kell tartani. Próbáljon naponta vagy legalább néhány naponta egyszer tisztítani asztalt. A szükséges dokumentumokat otthagyhatja az asztalon, a többit mappákba, tálcákra és polcokra teheti, és ha valakitől elvette, akkor visszaadhatja. Csak ha megadod, jobb, ha jól emlékszel, ki vagy akár le is írta.
És végül. Olyan személy, akinek dokumentumai mindig a helyén vannak, könnyen megtalálhatók és időben behozhatók, mindig jó helyzetben vannak a hatóságokkal. Ezt teljes szívünkből kívánjuk.
