Az új dokumentumformátumra való áttérés már 2021-ben megtörténik. Ez lehetővé teszi, hogy közvetlen és gyors hozzáférést kapjon a munkaügyi tevékenységekkel kapcsolatos információkhoz nemcsak a munkavállaló, hanem a potenciális munkáltató és az illetékes hatóságok számára is.
Az átmenet okai
A legtöbb európai országban már régen nem léteznek papírformátumok a dolgozó népesség nyilvántartására. Helyüket elektronikus adatbázisok és a nyugdíjalap és a munkáltatók ajánlólevelei váltották fel.
A munkafüzet a hivatalosan alkalmazott állampolgár fő dokumentuma. Olyan információkat tartalmaz, amelyek fontosak a munkaadók és a Nyugdíjpénztár számára a munkahelyekről, a munkahelyi felelősségről, a megrovások vagy ösztönzők meglétéről, a másik szervezetbe történő áttérés okairól. Ennek alapján kiszámítják a teljes szolgálati időt is, ami közvetlenül befolyásolja a leendő nyugdíj kialakulását.
Nehézségek merülhetnek fel a munkafüzet papíralapú formájával kapcsolatban: a munkáltató vagy maga a munkavállaló hibájából eredő állapotromlás, károsodás vagy elvesztés, képtelenség a rendelkezésre álló információk azonnali átadását a személyzeti osztálynak vagy a szakosodott ügynökségeknek és szerveknek; a pontatlan vagy megváltozott adatok bevezetésével gyakoribbak a csalások is. Ez időigényes és pszichológiai eljárásokkal járhat: dokumentumok gyűjtése, utazás, sorok.
A polgárok a következő okok miatt lesznek különösen kiszolgáltatottak a munkaügyi nyilvántartás elvesztése esetén:
- Szülési szabadság;
- Szakítás a munkában, beleértve a fogyatékosságot is;
- Mozgás egyik településről (város, régió stb.) A másikra;
- Az előző munkahely felszámolása.
Az elektronikus munkafüzet a fenti problémák kiküszöbölésére szolgál, mivel ez egy regisztrált fájl lesz, amely az egész orosz számviteli adatbázisban található. Ehhez az adatbázishoz a kormányzati szervek és szervek férhetnek hozzá. Integrálódik például a Nyugdíjpénztárral, a Lakosság Szociális Védelmi Minisztériumával, a foglalkoztatási szolgálattal, annak a szervezetnek a személyzeti szolgálatával, amelyben az állampolgár jelenleg dolgozik.
Az elektronikus munkafüzet fogalma és előnyei
A papír és az elektronikus munkafüzet között nem lesz különbség, ezek teljesen megegyeznek a munkavállalóra vonatkozó információk tekintetében. Listájuk a következő marad:
- Munkavégzés helye;
- általános munkaidő az egyes munkahelyeken;
- munkavállalói beosztás (szakma, szakterület);
- képesítés (szint, fokozat, osztály, kategória);
- a munkaviszony kezdetének és végének nyilvántartásba vételének dátumai;
- bátorító vagy büntetõ intézkedések;
- pozíció mozgása, ideértve az áthelyezéseket és az elbocsátásokat;
- részmunkaidős munka (a munkavállaló kérésére).
Az elektronikus munkafüzet a munkavállaló személyes számláján lesz tárolva a Nyugdíjpénztár honlapján, valamint az Állami Szolgáltatások portálon. A szükséges információkat kivonat formájában közöljük. Kiállíthatja a Nyugdíjpénztár, a Közszolgáltatások Multifunkcionális Központja (MFC) vagy a jelenlegi munkaadó. A kivonatot a munkavállaló lakóhelyére vagy munkaviszonyára való hivatkozás nélkül adják meg.
Új munkahelyre történő jelentkezéskor az állampolgár több műveletet hajthat végre: kivonatot kaphat a fenti hatóságoktól, önállóan küldhet adatokat e-mailben, vagy elmentheti és digitális adathordozón biztosíthatja azokat. Az utolsó két módszerhez elektronikus aláírást kell hozzáadnia az adatokhoz.
Az elektronikus munkafüzetek előnyei a következők:
- A téves, pontatlan vagy tudatosan pontatlan információk minimalizálása;
- Gyors hozzáférés az információkhoz, valamint szükség esetén azok gyors rendelkezésre bocsátása;
- A munkavállaló és a munkáltató költségeinek csökkentése a munkával kapcsolatos papírmédia beszerzésével, fenntartásával és tárolásával kapcsolatban;
- Távoli foglalkoztatás lehetősége;
- A közszolgáltatások, ellátások, nyugdíjak stb. Távregisztrációja
- Az adatok biztonsága állami szinten.
Az új számviteli rendszer előnyei tagadhatatlanok, de ennek az újításnak vannak hátrányai is. Ez elsősorban a kormány költségeire vonatkozik az adatbázis fejlesztésével, megvalósításával, támogatásával és védelmével kapcsolatban. Ezenkívül szükség lesz arra, hogy a polgárok munkaerő-piaci aktivitására vonatkozóan óriási mennyiségű adatot vigyen át a rendszerbe a papíralapú adathordozókról, ami mind az üzemeltetők csekély hibáival, mind a rendszer hibáival járhat. További akadályt jelent az internet-hozzáférés hiánya a régiókban, ugyanez vonatkozik a távoli falvakra és falvakra is.
Átmeneti folyamat
2021 elején tervezik áttérni erre a rendszerre. Önkéntes lesz azok számára, akiknek ekkor már vannak tapasztalataik. Azok a munkáltatók, akik 2021 januárjától fognak először elhelyezkedni, a munkáltatók csak elektronikus verziót indítanak.
Azoknál az alkalmazottaknál, akik továbbra is papír alapú munkafüzetet kívánnak vezetni, 2020 végéig bármilyen formában pályázatot kell benyújtani a HR osztályhoz. Ezután a munkáltató elektronikus és papíralapú nyilvántartást vezet.
Ha a pályázatot nem nyújtják be, akkor papír munkafüzeteket adnak át az ilyen alkalmazottaknak, és további módosításokat csak digitális formátumban hajtanak végre.
