A hitelezőkkel és adósokkal történő elszámolások elszámolása az egyik legfontosabb terület bármely szervezet számviteli szolgálatának munkájában. A kölcsönös elszámolások egyeztetése elsődleges könyvelési dokumentum, amelyet a szerződő felek a kölcsönös kötelezettségek teljesítésének ellenőrzésére használnak. Nyilvántartás formájában állítják össze, amely tartalmazza az áruk szállítására, a munka és a szolgáltatások nyújtására, valamint azok bizonyos időre történő fizetésére vonatkozó összes műveletet.
A jogi aktus formája nincs rögzítve a jogalkotás szintjén, ezért minden vállalkozásnak - az elsődleges dokumentumok elkészítésének minden követelményére figyelemmel - joga van a törvény saját változatának kidolgozására. A szerződő felek egyikének két példányban elkészített, meghatalmazott személy által aláírt dokumentumát megküldik az ügyfélnek, aki a kölcsönös elszámolások helyességével való egyetértés esetén aláírással megerősíti és egy példányt visszaküld.
Eltérések esetén az ügyfélnek joga van aláírni egy aktust, amely a pontatlanságot jelzi a könyvelésben, vagy csatolja a saját elszámolási nyilvántartását a dokumentumhoz. A cselekmény aláírásának megtagadása azt jelenti, hogy az adós nem ismeri el az ügyféllel szemben fennálló kötelezettségek fennállását.
Erősen ajánlott elhagyni az egyeztetési jelentést azokban az esetekben, amikor a felek folyamatosan együttműködnek, és a jövőben a meglévő megállapodások megújítását tervezik, és további megállapodásokat kötnek velük. Erre a dokumentumra akkor is szükség van, amikor egy termék, munka vagy szolgáltatás költsége magas, és az eladó halasztott fizetést fizet.
Ha a megállapodásban részes feleknek kölcsönös kötelezettségeik vannak egymással szemben, akkor miután megerősítésükre kidolgozták az egyeztetési aktust, ellensúlyozhatják őket. Ezenkívül a kölcsönös kötelezettségek nyilvántartásának megléte időt takarít meg az elsődleges dokumentumok keresésével, ha szükség van a partnerek közötti elszámolások tisztázására. A felek által aláírt egyeztetési nyilatkozatok megerősítik a beszámolási időszak végén és a következő időszak elején fennálló követelések és tartozások egyenlegét is a pénzügyi kimutatások elkészítésekor.
Annak ellenére, hogy az egyeztetési jelentés nem használható fel a bíróságon az ügylet és az alatta fennálló tartozás bizonyítékaként, felhasználható az elévülési idő meghosszabbítására és a követelések behajtásának esélyeinek növelésére. Miután kéznél van egy aláírt egyeztetési aktus, ami tulajdonképpen azt jelenti, hogy az ügyfél elismeri adósságát, a hitelező meghosszabbítja azt az időszakot, amely alatt pert indíthat az adóssal pénzeszközök kifizetése miatt. Ebben az esetben nagyon fontos ellenőrizni, hogy érvényes-e annak a személynek a jogosultsága, akinek az aláírása szerepel a dokumentumon.
