Az üzleti levelezés számos gyártási folyamat szerves része. Jelentős helyet foglalnak el a különféle szervezetek hivatalos fellebbezéseire adott válaszok, beleértve az ellenőrző szervezeteket is. Az ilyen levelekhez hivatalos üzleti stílusra van szükség, ez meglehetősen elfogadható, ráadásul a bürokratikus fordulatok előnyösebbek. Az érzelmeknek nincs helyük bennük, még akkor sem, ha azt állítják, hogy a fellebbezés nem megfelelő.
Szükséges
- - egy számítógép;
- - Internet-hozzáférés vagy nyomtató;
- - céges levélpapír;
- - levél, futár vagy személyes látogatás a címzett irodájában (nem minden esetben);
- - annak a levélnek a szövege, amelyre válaszol.
Utasítás
1. lépés
Használja fejléccel a válaszát. Ne felejtse el kimenő számot rendelni a levélhez, regisztrálja a titkárnál vagy az irodában, és tegye be a dátumot.
2. lépés
Címezze a választ annak a személynek, akinek az aláírása a levél alatt található. Általában a címet és a vezetéknevet kezdőbetűvel jelöli. Próbáld meg kideríteni a nevét és a patronimáját. Tegye ezt az internet vagy telefonhívás segítségével közvetlenül annak a szervezetnek, amelytől a levél érkezett. A hivatalos levél alján általában az előadó vezetékneve és telefonszáma szerepel. Ez az információ hasznos lesz a további interakciókhoz, ha erre szükség van. A választ azonban annak a személynek a nevére kell irányítani, akinek az aláírása fellebbezés alatt áll. A kezdőbetűi elegendőek a válasz „fejlécében”. De a levélnek névvel és védnévvel ellátott címmel kell kezdődnie: "Kedves Ivan Ivanovics!"
3. lépés
Válaszának elején jelölje meg a levél kimeneti adatait. A hivatalos fellebbezések általában kimenő számot tartalmaznak, a dátum kötelező. Az első mondat általánosan elfogadott megfogalmazása: "Válaszul a levelére (fellebbezés, információigénylés, igény, panasz - a helyzettől függően) jelentheti a következőket."
4. lépés
Ezután válaszoljon a levélben szereplő kérdésekre ugyanabban a sorrendben, ahogyan azokat megadta.
5. lépés
Ha véleménye szerint a levél írója személyesen vagy szervezetével szemben felhozott bármely követelés vagy követelés jogellenes, jelezze, hogy ezeket nem lehet kielégíteni, és ismertesse az okot, hivatkozva a hatályos jogszabályok rendelkezéseire, amelyek vélemény, ellentmond.
6. lépés
A válasz végén használja a „Üdvözlet” kifejezést. Ezt akkor is meg kell tennie, ha úgy gondolja, hogy a címzett nem méltó a tiszteletre. Ezt a véleményt azonban nem szükséges bemutatni. Ne felejtse el megadni a címét, a vezetéknevét és a kezdőbetűit is. Ha papíron ad választ, kérjük, írja alá az aláírását.
