Minden nap bármely szervezetben - állami intézményben, nagy- vagy kisvállalkozásban, egyéni vállalkozóban - szükség van a nyomtatást igénylő tények igazolására. Leggyakrabban ezek a tények pénzzel vagy a tisztviselők különféle dokumentumok aláírásának (hitelességének) megerősítésével társulnak. Ugyanakkor vannak olyan dokumentumok, amelyeken nem szükséges bélyegző lenyomat.
Minden jogi személynek rendelkeznie kell pecséttel. Ezt a normát a törvény rögzíti. Az LLC-nek, a CJSC-nek, az OJSC-nek és más szervezeteknek kerek pecsétet kell használniuk, amelynek lenyomatán szerepel a vállalkozás teljes cégneve orosz nyelven, valamint egy link a területi elhelyezkedésének helyére. A cég neve idegen nyelven is megadható A pecsét lenyomata a dokumentum részleteinek listájában jelenik meg, a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentációk egységes rendszere. A papírmunkára vonatkozó követelmények "(elfogadva: 2003.03.03.). Ugyanakkor például a pecsét nem szerepel számos elsődleges könyvelési okmány kötelező adatainak listájában, kivéve a banki papírokat, a pénztári bizonylatokat, a fuvarokmányokat stb. pecsét, ha azt maga a szerződés írja elő. feltétel, vagy ha a nyomtatványon két "MP" ("pecsét helye") betű van feltüntetve. Ugyanez vonatkozik az elvégzett munka (szolgáltatás) cselekményeire is. A pecsét használatát a meghatalmazáson is előírják, amelyet a szervezet ad ki egy alkalmazottnak (ezt a pozíciót az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve határozza meg - a 185. cikk 5. pontja). Nincs szükség pecsét a pénzügyi kimutatások egyes formáiban (az Orosz Pénzügyminisztérium 2003. július 22-i N 67n és 2010.07.02-i N 66n rendeleteinek rendelkezései), azonban az Orosz Pénzügyminisztérium 2009.10.15-i rendeletei szerint N 104n és 2008.05.05-től N 54n, az adóbevallás formanyomtatványait (az áfa, a jövedelemadó és egyéb vonatkozásában) le kell zárni. Kötelező igazolást a szervezet pecsétjével biztosítják a legfontosabb személyi dokumentumokhoz: a munkakönyv első oldalához, úti igazoláshoz (T-10. Nyomtatvány), a határozott idejű munkaszerződés alapján történő munka elfogadásához. (T-73. számú nyomtatvány). Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében (57. cikk) a munkaszerződés pecsétjének követelménye nincs megfogalmazva, de a gyakorlatban általában pecsétet helyeznek el. Tekintettel arra, hogy sok olyan dokumentum létezik, amelyekre nincs egyértelmű döntés a pecsét jelenlétéről vagy hiányáról, a szervezetnek ki kell dolgoznia saját rendjét (pozícióját, utasítását), amelyben nyilvántartásba kell venni a pecsét által hitelesítést igénylő dokumentumok listáját. Körülbelül ezek felsorolását tartalmazza az Állami Dokumentációkezelési Rendszer - 1988, 1991. A lehetőségek a következők lehetnek: - cselekmények (elvégzett munka, szakértelem, leírás, tárgyak elfogadása stb.), - fogyasztási arányok (- például a nemesfémek esetében); - a pecsétek lenyomatainak mintái, valamint azoknak az alkalmazottaknak az aláírásmintái, akiknek joguk van pénzügyi és gazdasági műveletek végrehajtására; - garancialevelek; különféle kormányzati szervek (például az adószolgáltatással, a költségvetésen kívüli pénzeszközökkel stb.) A pecsét nem egy, hanem több is elkészíthető (ezt a tényt dokumentálva) - a szervezet minden egyes részlegéhez. Minden pecsétnek megvan a maga konkrét célja - bérletekhez, dokumentumokhoz, számlákhoz. Az okmányon található pecsétet annak a lapnak a helyére kell helyezni, ahol az "MP" támasz ("A pecsét helye") található. Ha nincs ott, akkor a pecsétet úgy kell elhelyezni, hogy az lenyomat átfedje a szó egy részét - a dokumentumot aláíró személy helyzetének megjelölése. Ebben az esetben az aláírásnak világosan megkülönböztethetőnek kell lennie, mint minden információ a pecsét lenyomatától.
