Bármely irodai dolgozó előbb-utóbb szembesül azzal, hogy hivatalos levelet kell írnia. Az üzleti illemtan hangsúlyozza, hogy a levél vége ugyanolyan fontos, mint az üzenet kiindulópontja.
Szükséges
a címzett pontos címe, boríték, a levélhez csatolt dokumentumok másolatai
Utasítás
1. lépés
Olvassa el újra, amit írt, mielőtt elkezdené a levél utolsó részét. Ellenőrizze a szöveget nyelvtani és helyesírási hibák, foltok és pontatlanságok szempontjából. Ha a levél tartalma teljes mértékben kielégíti Önt, az utolsó bekezdésben ismételje meg még egyszer tömören és érthetően a levél fő tézisét. Így összefoglalja az üzenetét, megkönnyítve ezzel a címzett számára a válasz elkészítését és megírását.
2. lépés
Ha szükséges a dokumentumok másolatát csatolni a hivatalos levélhez, a bekezdés után lépjen vissza néhány sort, és a „melléklet” oszlopban tüntesse fel a dokumentumok listáját. A listát meg kell számozni. Csatolja a dokumentumok fénymásolatait a levélhez a listában feltüntetett sorrendben.
3. lépés
A hivatalos levelet fejezze be például udvarias és helyes beszéddel, például: "Remélem a gyümölcsöző együttműködést". Az üzleti életben is szokás a betűket olyan kifejezésekkel befejezni, mint „tisztelettel”, „őszintén a tiéd”, „tisztelettel”. Ezután feltétlenül tegye be kezdőbetűit és dátumát. A szöveg kinyomtatása után ne felejtsen el aláírni a vezetékneve mellett.
4. lépés
Kezdje kitölteni a borítékot. A címzett címe a jobb alsó sarokba, a feladó címe a bal felső sarokba van írva. Ügyeljen arra, hogy a helyes irányítószámot írja be, ebben az esetben a levél gyorsabban eljut a címzetthez.
5. lépés
Jobb, ha a hivatalos leveleket postai úton küldik ajánlott levél formájában, átvétel visszaigazolásával. Ebben az esetben Önnek bizonyítéka lesz arról, hogy a levél kézhez vette a címzettet.
