A számítástechnika korszakában a partnerek egyre inkább távoli kommunikációt folytatnak, inkább nem vesztegetik az idejüket személyes találkozókra és tárgyalásokra. Ezért nem meglepő, hogy a munkahelyi levelezésnek nem kis jelentősége van a modern vezető életében. Helyes megtartása minden irodai dolgozó feladata.
Utasítás
1. lépés
Ha a munkahelyén kommunikálnia kell az ügyfelekkel vagy a beszállítókkal, akkor természetesen gyakran hivatalos leveleket kell írnia. Ez nem olyan egyszerű, mint amilyennek első pillantásra tűnik: az üzleti levelezés sok buktatóval jár, amelyeket meg kell kerülni ahhoz, hogy megőrizze kompetens partneri hírnevét. Ha az üzleti levelezés művészete nem lehetséges, kövesse az alábbi szabályokat.
2. lépés
A hivatalos levelet nyilvántartásba kell venni. Tegye ezt a fordítás megkezdése előtt, és tegye a számot a számára kijelölt helyre (általában a bal felső sarokban, a cég logója alatt, ha van ilyen). A jobb felső sarokban adja meg a címzettet. Kezdje a címmel, majd írja be a vezetéknevet (vagy vezetékneveket, ha a levelet több személynek szánják). A pozíciókat hierarchikus sorrendben kell felsorolni, azaz előbb jön például az igazgató, majd a helyettese, majd a szolgálatok és az osztályok vezetői.
A címzettek neve alatt jelölje meg a feladó nevét és nevét. Ne felejtsük el: ebben az esetben a "from" előtagot nem használják; ez az egyik gyakori hiba! Ezután adja meg a levél tárgyát és az összeállítás dátumát. A levél tárgyának egyértelművé kell tennie, miről fog szólni ez a dokumentum; világosan és világosan mondja ki.
3. lépés
A levél szövege fellebbezéssel kezdődik. Ha egy személynek szól, akkor alkalmazza keresztnévvel és védnévvel, vagy pedig vezetéknévvel: "Tisztelt Ivanov úr". Semmilyen esetben ne engedje megismerni a levelet, még akkor sem, ha Ön személyesen ismeri a címzettet és „rövid lábon” áll kapcsolatban vele. Ne feledje, hogy ez egy hivatalos dokumentum, be kell iktatni az archívumba, és akár több évvel később is felhasználható a munkában.
Magának a levélnek egyértelműnek és érthetőnek kell lennie. Ne terjessze a "gondolatokat a fa mentén", ne töltse fel a levelet felesleges részletekkel, ne idézzen közismert tényeket. Semmi sem idegesítőbb, mint egy dokumentum elolvasása, amelynek teljes jelentését 4 mondatba lehetne foglalni, de 4 lapot kell elolvasnia. Röviden és érthetően fogalmazza meg javaslatait, ha magyarázatra van szüksége, csatolja mellékletként és csatolja a levélhez.
