Van egy ilyen "üzleti szokás" fogalom. Ebben a terjedelmes meghatározásban - a hivatalos üzleti kapcsolatok környezetében elfogadott összes hagyomány. A hivatalos levelezés továbbra is az üzleti kapcsolatok egyik fő mechanizmusa. A tisztviselők, üzletemberek és állami szervezetek az általános szabályok szerint készített üzenetek útján kommunikálnak.
Az írás oka
Bármennyire is unalmasnak és jelentéktelennek tűnik a hivatalos fellebbezés elkészítésének előkészítő szakasza, nem elhanyagolható. A dokumentum elkészítésének okát világosan meg kell fogalmazni.
A hivatalos levél összeállítása előtt fontos a címzett pontos meghatározása. Az üzenet tárgyának meghatározása után ellenőrizni kell, hogy ez a kérdés a címzett hatáskörébe tartozik-e. Ha kétségei vannak, jobb megvizsgálni a kompetencia kérdését a szervezet szabályzatában és egyéb normatív dokumentumaiban.
Kérelem típusa
Miután meghatározta a témát és a címzettet, gondolkodjon el a fellebbezés típusán.
Szükség esetén hivatalos levelet kell írni:
-
Tájékoztassa a címzettet. Leggyakrabban az alacsonyabb szintű címzettektől a magasabb szintű címzettekhez küldik a hírleveleket;
- Forduljon a címzetthez egy teszttel, amely további intézkedéseket von maga után. Tehát vagy egy magasabb rendű személyhez, vagy egyenlő pozícióhoz fordulnak;
- Adjon megbízást. Ez a típusú cím csak beosztott címzésére alkalmas.
A hatóságokkal, vállalkozásokkal vagy más struktúrákkal kapcsolatba lépő személyek leggyakrabban a kérelem-kérelem formáját használják.
A hivatalos fellebbezés formája
A hivatalos és az üzleti kapcsolat kemény körülményei miatt a fellebbezések formája nem alacsonyabb, mint a tartalom. Annak érdekében, hogy a levél eljusson a címzetthez, és ne vesszen el a hivatal labirintusaiban, azt minden szabály szerint össze kell állítani.
A szervezetek a hivatalos levélpapírra betűket készítenek, kimenő számot rendelnek és megjelölik a dátumot. A fellebbezési kérdések gyors tisztázása érdekében fontos megadni a vállalkozó teljes nevét és elérhetőségét. A láblécben található levél utolsó lapján jelennek meg.
A magánszemélyek üres A4-es lapokra írják a jelentkezéseket gépírással, és ritka esetekben kézzel.
A szervezeteknél csak a címzett beosztása és neve szerepel a fellebbezés fejlécében, azaz a fellebbezés szerzőjével kapcsolatos információkat és az elérhetőségeket a hivatalos nyomtatványon adják meg. Az egyéneknek ki kell egészíteniük a fejlécet saját adataikkal, beleértve egy kapcsolattartó telefonszámot és egy címet, amelyre választ kell küldeni.
Bal oldalon a levél részletei vannak feltüntetve, a fellebbezés témájának megfogalmazása alatt pedig: "A jutalmazásról", "Információ nyújtásáról", "Személyes találkozóról" stb.
A hivatalos fellebbezés stílusa
A hivatalos üzleti stílus a hivatalos levelek összeállítására szolgál. Ennek a stílusnak a fő alapelvei a következetesség, az egyértelműség és az előadás egyértelműsége. Az üzleti levelezésben a köznyelvi megfogalmazások, a népnyelvek használata, a káromkodásokról és káromkodásokról nem is beszélve, elfogadhatatlan. A hivatalos levelezés legzavaróbb eseményeit semleges hangnemben, érzelmi szín nélkül kell bemutatni.
Jó gyakorlat a mondatok és bekezdések világos és logikus felépítését követni. Ez nagymértékben leegyszerűsíti az információ felfogását az olvasó részéről.
A hivatalos fellebbezés szerkezete
A hivatalos levél fellebbezéssel kezdődik: ". Ezt követi egy preambulum, amelyben meg kell válaszolni a kérdést: "Miért írják a fellebbezést, kinek a nevében és miért?" Ez így nézhet ki:
«».
«».
Az általánostól a különlegességig egy magyarázó részt vezetünk be, amely tükrözi a sajátosságokat. Ha panaszt írnak - a konfliktus időrendje. A meghívólevelekben a magyarázó rész információkat tartalmaz a rendezvény helyéről, dátumáról és időpontjáról, annak szervezőiről és a címzett részvételének formájáról.
A hivatalos fellebbezés a kérelem közvetlen felsorolásával zárul. Például: ", ", " stb.
