A tervezett eset, a további együttműködés és a kérések sorsa nagyban függ az üzleti levél kialakításától és tartalmától. Előkészíti ezt a dokumentumot, és elküldi potenciális vagy jelenlegi befektetőjének, partnerének. Bizonyítvány szerepét tölti be, amely alapján a címzett meg fogja ítélni, mennyire kell komolyan venni. Ez jelzi kompetenciáját, műveltségét és képességét, hogy ügyét tömören és meggyőzően tudja bemutatni. Az üzleti levelek tervezésére általános szabályok vonatkoznak, azok tartalmától függetlenül.
Utasítás
1. lépés
Írjon üzleti leveleket szabványos A4-es papírlapokra. Ha egy szervezet nevében ír, akkor használja a levélpapírt, amely tartalmazza a nevet, a jogi címet, az e-mail címeket, a faxszámokat és a telefonszámokat a kommunikációhoz. Az ilyen levél kézhezvétele után a címzett különösebb probléma nélkül felveheti Önnel a kapcsolatot.
2. lépés
A kereten kívüli dokumentum elrendezésére, a margók szélességére, a behúzások méreteire vonatkozó követelményeket a GOST R 6.30-2003. Elmondása szerint a bal szélességének 3 cm-rel, a jobb szélességével 1,5 cm-nek kell lennie. Üzleti levelek írásához a Times New Roman szabványos 12-es betűméretet kell használni. Az oldalakat megszámozzuk, ha a levelet több oldalra írjuk. Az első oldal tetején található a levél regisztrációs kimenő száma és regisztrációjának dátuma.
3. lépés
A jobb oldalon, a levél fejlécében a beosztás címét, a levél címzettjének vezetéknevét és kezdőbetűit, annak a szervezetnek a címét jelölik, amelynek a levelet elküldték. A bal oldalon, külön mezőben, meg kell adnia a levél tárgyát.
4. lépés
El kell indítania egy üzleti levelet a következő címmel: "Tisztelt uram (asszonyom)", majd be kell illeszteni a címzett nevét és védőszavát. Az első bekezdést a következő mondatokkal kell kezdeni: "Felhívjuk a figyelmét", "Örömmel tájékoztatjuk Önt", "Jelenleg" stb. Amikor a levél címzettjét megszólítja, mindig írja be a maga névmást nagybetűvel. Az első bekezdésben foglalja össze írásbeli fellebbezésének lényegét, és térjen át a fő részre.
5. lépés
Használjon rövid, könnyen olvasható mondatokat az üzenet továbbítására. Szüntesse meg a szöveget logikailag külön bekezdésekre. Kerülje a felesleges részleteket, próbálja elférni egy lapon.
6. lépés
Kezdje az utolsó bekezdést a „A fentiek alapján” vagy „A fentiek figyelembevételével” szavakkal. Utánuk mondja el következtetését, kérését, javaslatát.
7. lépés
Abban az esetben, ha a levélhez további anyagokat csatolnak, jelölje meg a pályázatok számát és nevét, a lapok számát tartalmazó listát.
8. lépés
Töltse ki a levelet a munkakörével, vezetéknevével és kezdőbetűivel, aláírásával és számával. Ha a levelet az Ön nevében írták, akkor a lap alján szereplő előadónak meg kell adnia vezetéknevét, kezdőbetűit és telefonszámát a kommunikációhoz, ha a címzettnek tisztázásra van szüksége.
