Manapság a levelek a múlté és ritkasággá válnak. De ez nem vonatkozik az üzleti levelezésre. Az üzleti levelek hivatalos dokumentumok. Segítségükkel kapcsolatokat létesítenek, rögzítik az üzleti kapcsolatok minden szakaszát. Az üzleti levél megírása pedig különösen az ellenfél és a cég egészének minősítéséről szól.
Utasítás
1. lépés
Használjon vállalati levélpapírt üzleti levelek írásához. Függetlenül attól, hogy a levelet papíron vagy elektronikus formában írják-e, a feladó cég logójával kell rendelkeznie. Ezenkívül a nyomtatványnak tartalmaznia kell a vállalat levelezési címét, telefon- és faxszámát, e-mail címét és weboldal címét.
Hagyja a margókat - a bal oldalon három centiméter, a jobb oldalon másfél centiméter. A mezőkre a levél archiválási mappához való kötéséhez van szükség.
2. lépés
Ragaszkodjon a hivatalos írásmódhoz. Az üzleti levélnek egyértelműnek kell lennie, és nem értelmezhető többször. Az e-mailnek tartalmaznia kell az e-mail tárgyát. Ne használjon hangulatjeleket az üzleti levelezés során.
Ha ez a levelezés folytatása, akkor hagyjon árajánlatot a levélre, amelyre ír. A levelet nem teljes egészében idézheti, hanem csak azokat a töredékeket, amelyekre válaszol. Ez egyértelművé teszi az ellenfele számára a levele és a válasza közötti kapcsolatot.
3. lépés
Kezdje levelét udvarias címmel, például: "Kedves Petr Ivanovich!" A fellebbezés az oldal közepén található. A név teljes egészében ki van írva, a kezdőbetűk használata itt elfogadhatatlan.
A fellebbezés után egy bevezető rész következik, amelyben röviden megfogalmazzák a levél célját. Az üzleti levél következő szakasza a fő rész, ahol részletesebben feltüntetik a levél írásának okait, kérdéseit és megoldási módjait. A levél összefoglalással és a címzetthez intézett fellebbezéssel zárul egy konkrét javaslattal vagy nyilatkozattal arról, hogy pontosan mit vár el a címzettől a probléma megoldása érdekében.
4. lépés
Legyen helyes az utolsó részben. Ne hozzon döntéseket a címzettekért. Jobb kifejezni azt a reményt, hogy véleménye szerint a probléma a legjobb módon oldódik meg.
Etikátlannak tekinthető, ha a címzettet a "sürgős" és "azonnal" szavakkal sietik. Használja a megfelelő űrlapot: "Kérem, hogy adjon választ ilyen és olyan időben."
Az üzleti levélben szereplő aláírásnak hivatalosnak kell lennie. Például: "Tisztelettel: Szergej Vasziljevics Ivanov."
Írja alá az aláírásába munkakörét, cégnevét és elérhetőségét. Ha az üzleti levél mellékleteket tartalmaz, ezt az aláírás előtt fel kell tüntetni.
