Nagyon fontos a külföldiekkel folytatott üzleti levelezés során a megfelelő dokumentumok megfelelő elkészítése. Figyelembe kell venni nemcsak az idegen nyelv összes szabályát, hanem a regisztráció elfogadott szabványait is. A tárgyalások sok kudarca éppen annak tudható be, hogy nem hajlandóak betartani bizonyos szabályokat.
Utasítás
1. lépés
Üzleti levél összeállításához csak A4-es papírt kell használni. Ügyeljen arra, hogy széles margókat hagyjon a dokumentumon, hogy a dokumentum bármi esetre mappába iktatható legyen (a bal és a jobb margónak egyenként 2,5 cm-nek, a felső margónak pedig legalább 4 cm-nek kell lennie).
2. lépés
Az oldal tetejére fordított sorrendben írja be a visszaküldési címet. Először adja meg az utó- és vezetéknevét, majd - iroda vagy lakás számát, házszámát, utcanevét, városát, városkódját, régióját, országát.
3. lépés
Helyezze el kétszer, és írja be a levél dátumát. A hónap megadható szavakkal vagy számokkal (például 2011. november 12.). Ha levelet küld az Egyesült Államokba, először a hónapot kell írni, míg az Egyesült Királyságban először a számot kell feltüntetni.
4. lépés
Jobbra írja be a címzett címét a cím azonos sorrendjében. Ha utalnia kell egy korábban elküldött levélre, akkor azonnal tegye meg, mielőtt kapcsolatba lépne a dokumentum bal oldalán található linkkel ("Hivatkozási számunk # levélszámunk" vagy "Az Ön hivatkozási száma #").
5. lépés
Ismét dupla szóköz, és írja meg a fellebbezést. Ha ismeri a címzettet, akkor a levél "Kedves Úr …" - mal kezdődik. Ha nőre vonatkozik, akkor jelölje meg: "Mrs." (vagy "Ms.", ha nem házas, vagy társadalmi helyzete ismeretlen). Ha a címzett ismeretlen, akkor jobb, ha a "Tisztelt Hölgyem vagy Uram!" Kérése után feltétlenül tegyen kettőspontot.
6. lépés
A levél szövege tömören, egyetlen szóközzel van megírva. Mindenesetre udvariasan kell írni. Hagyjon két sort a bekezdések között, ne használja a "piros vonalat", mert Az amerikaiaknak és az európaiaknak nincs ilyen koncepciójuk.
7. lépés
A szöveget fejezze be pozitív hangon a közös nyelv használatával (például: "Szeretettel várjuk Önt"). Kérjük, jelezze, hogyan veheti fel a kapcsolatot.
8. lépés
Írja be záró mondatát (például: „A tiéd igazán”), írja be a szóközt és írja alá. Az aláírást visszafejteni kell.
