Az üzleti levelezésnek vannak olyan jellemzői, amelyek megkülönböztetik a privát üzenetektől. A helyes üzleti levél alapja a hivatalos kommunikációs stílus, a név és az önálló megszólítás, a helyesírás és az írásjelek betartása.
Utasítás
1. lépés
Jobb, ha a levelet a "Kedves (ek) …" szavakkal kezdjük. Ha olyan emberrel kell kapcsolatba lépnie, aki magasabb rangú, feltétlenül tegye meg név és védnév szerint. Az életben könnyen kommunikálva meg kell őriznie az üzleti levelezés hivatalos hangvételét. Ha hirtelen a levelek eljutnak a vezérigazgatóhoz, kellemetlen meglepetés érzi, ha olyan üdvözletet lát, mint "Hé, tesó".
2. lépés
Egy ember megszólításakor írjon nagybetűvel: te, te, a tied, te stb. A több hivatkozás mindig kisbetűs.
3. lépés
A levél hangjának komolynak és diszkrétnek kell lennie. Ne menjen bele a munkafolyamatok részletes ismertetésébe, írjon a lényegre. Ne vegyen el értékes időt a beszélgetőpartnertől azzal, hogy elmondja a neki nem szükséges részleteket.
4. lépés
Íráskor használjon szabványos betűtípust és feketét. A szivárványszínű szöveget nem könnyű elolvasni. Ha ki akarsz emelni néhány kifejezést, írd be előtte: "Felhívom a figyelmed, hogy …".
5. lépés
Ne használjon hangulatjeleket. Csak baráti levelezésben relevánsak. Számára jobb humoros hangot és szleng kifejezéseket hagyni ("szappan" - e-mail, "programozó" - programozó stb.)
6. lépés
Kezdje levelét a probléma lényegének megfogalmazásával. Csak akkor tegye fel az összes kérdését.
7. lépés
Próbáljon elférni 1/3 A4-es lap tizenkettedik betűtípussal. A terjedelmes leveleket nehéz elolvasni. Gyakran nem olvassák a végéig, vagy az egész bekezdések kihagyásra kerülnek. Ha sokat kell írnia, bontsa az információkat több üzenetre.
8. lépés
Legjobb vége egy üzleti levélnek: „Üdvözlettel, utó- és vezetéknév”. Ha e-mailben kommunikál, feltétlenül írjon aláírást, amely az összes levelet kíséri. Kellene:
- vezetéknév, név, ha szükséges - védőnév;
- pozíció;
- Cégnév;
- a cím;
- telefon;
- kiegészítő információk - szlogen, kívánság stb., ha a vállalati stílus biztosítja.
9. lépés
Ellenőrizze az írásjeleket és a helyesírást. Ha nem biztos a vesszőkben, szerkessze másként a mondatot, vagy ossza ketté. Jobb, ha egy gyanús szót szinonimával helyettesítünk.
