Üzleti leveleket használnak a vállalatok a partnerekkel, beszállítókkal, alkalmazottakkal, ügyfelekkel való kommunikáció során. Ez a dokumentum fontos szerepet játszik a vállalatról alkotott pozitív kép kialakításában. Ezért szükséges üzleti levelet helyesen, hozzáértően, világosan, valamint egyszerűen és egyszerűen összeállítani. Informatívnak kell lennie, és arra a célra kell törekednie, amelyet a szervezetnek el kell érnie a befogadó részéről. Az üzleti levél megértéséhez alaposabban meg kell vizsgálnia annak felépítését.
Helyezze az üzleti levél jobb sarkába a cég logóját. Ha a vállalat nem rendelkezik vele, írja be a szervezet nevét, jogi címét és kötelező adatait, amelyek általában a bélyegzőn találhatók. Ezek: TIN, KPP, folyószámla, levelező számla, BIK és egyéb információk a számláról és a bankról, amelyben nyitva van.
A cég emblémája és bélyegzője után írja be a címzett személyes adatait, ha az üzleti levelet egy adott személynek küldik. Amikor a dokumentumot a cégnek címezték, írja be a nevét, a hely címét.
A lap közepére fel kell hívnia a címzettet. Ha a levél egy adott személynek szól, írjon például így: "Kedves Petr Efremovich!" Amikor levelet küldenek egy cégnek, a következő lehetőség lehetséges: "Kedves partnereink!" Felhívjuk figyelmét, hogy a címzett megszólításakor a szavakat nem lehet rövidíteni. Ha a levél személyes, akkor így írhatja: "Kedves Jurij Albertovics!"
Az üzleti levél törzsébe először írja be azokat az eseményeket, amelyek egy adott helyzetet kiváltottak. Ezután adja meg a levél célját. Gondosan fontolja meg a dokumentum ezen részét. Egyértelműen, tömören, elérhető nyelven írjon igényt, meghívót, kérést, ajánlatot, választ, gratulációt, kérést vagy más célt, amely a levél megírására késztette.
Ezután foglalja össze az üzleti levelet, vagyis írja meg azt az eredményt, amelyet meg akar kapni a címzettől. Ha például meghívja partnerét egy árubemutatóra, akkor a következőket kell feltüntetnie: "Reméljük, hogy ellátogat a kiállításra, válassza ki a megfelelő terméket."
Bizonyos esetekben dokumentumokat csatolnak az üzleti levélhez. Ha meghívja például partnerét egy kiállításra, feltétlenül mutassa be a címzettnek a meghívót erre az eseményre.
Helyesen töltse ki üzleti levelét. Általánosan elfogadott, hogy be kell írnia a következő szavakat: „Tisztelettel …”, majd meg kell jelölni annak a személynek a személyes adatait és kapcsolattartóit, akinek a nevében a dokumentumot elkészítették.
