Egyes szervezetek üzleti leveleket használnak munkájuk során. Az egyik egy megerősítő levél. Az anyagot, információkat és egyéb dokumentumokat kézhezvételének megerősítése céljából küldjük el. Írásban és bármilyen formában készül. Hogyan lehet összeállítani ezt a levelet?
Utasítás
1. lépés
Készítse el a megerősítő levelet a szervezet fejlécén, természetesen nem szükséges, de jobb lesz. A jobb felső sarokban jelölje meg szervezete adatait, az alábbiakban írja meg, kinek szól ez a dokumentum, például a Vostok LLC vezérigazgatója, Ivanov Ivanovich.
2. lépés
Sok szervezet naplóba rögzíti a bejövő / kimenő üzeneteket, ezért célszerű feltenni a levelezés sorszámát és az összeállítás dátumát. Hagyjon egy üres sort ugyanazon címzett adataihoz.
3. lépés
Ezután középen tüntesse fel a címet, vagyis a levél tárgyát, például a szolgáltatások árának emelkedéséről. Ezt követően írja be annak a személynek a nevét vagy beosztását, akihez jelentkezik, például kedves Ivanov úrhoz. Ne feledje, hogy rövidítések nem megengedettek.
4. lépés
Ezután írja be a levél célját, például: "Tájékoztatjuk, hogy elolvastuk az árlistáját, és készen állunk a jövőbeni együttműködésre."
5. lépés
A következő a levél fő része, de nem kötelező. Itt adhatja meg a feltételeket, például ha elfogadja az együttműködést és más információkat.
6. lépés
Ezután következik a visszaigazoló levél utolsó része, amelynek tartalma a címzettel való ismeretség mértékétől függ, ezek lehetnek mondatok: "Tisztelettel …", "Tisztelettel:" vagy "Jókívánságokkal… ".
7. lépés
A megerősítő levélhez mellékleteket lehet készíteni, például grafikonokat, bármilyen számítást. Ez annak érdekében történik, hogy ne tömje el a levelet felesleges információkkal és hogy könnyen olvasható legyen. A szövegben csak hivatkozni kell ezekre a forrásokra.
8. lépés
A levél végén a fejnek fel kell tüntetnie a szervezet aláírását és pecsétjét. Küldje el üzleti levelét postán, vagy személyesen adja át. Vannak, akik ehhez e-mailt használnak, ami jelentősen megtakarítja az időt.
