Az újságírók és a PR-menedzserek folyamatosan felteszik a kérdést: "Hogyan kell sajtóközleményt írni?" Egyrészt sajtóközleményt kell összeállítani oly módon, hogy érdekes legyen, másrészt nagy hozamot kell elérni a publikációkból.
A sajtóközlemény felépítésére számos követelmény vonatkozik. A felépítés szabványos, de az újságírásról szóló könyvek azt tanítják, hogy az elején meg kell válaszolni a kérdéseket: Hol, mikor, ki és mit. A sajtóközlemény első részének tartalmaznia kell a legérdekesebb információkat, majd - részleteket, részleteket, majd - háttérinformációkat. Ez a hír felépítéséről szól.
Hasonló elv alapján írhat céges sajtóközleményt. Ne küldjön egysoros sajtóközleményt - mit írhat egy 200 karakteres forrásból? Jó lenne egy sajtóközleményt elhelyezni egy oldalon - ez normális hosszúságú, de nem egy vagy két mondat. Miután sajtóközleményt írt, fontolja meg, hogy az olvasónak milyen kérdései lehetnek, majd a sajtóközleménybe illessze be ezekre a kérdésekre adott válaszokat.
Egy kereskedelmi szervezet sajtóközleménye könnyen megkülönböztethető egy kormányzati szerv sajtóközleményétől. Az első szövegei figyelemre méltóak az élénkségükkel, míg a második szövege száraz irodalmi szöveggel rendelkezik. Díszes kifejezéseket elég nehéz olvasni. De nehéz ilyen információk alapján érdekes szöveget is írni. Ezért próbálja meg a sajtóközleményeket tiszta szövegben, összetett kifejezések és kifejezések nélkül írni. A szöveg szövegszerkesztő Word használatával ellenőrizhető a szöveg olvashatósága és eufóniája. Fel kell hívnia a helyesírás-ellenőrzőt, menjen az "Eszközök" menübe, majd válassza a "Helyesírás" lehetőséget, vagy nyomja meg az F7 billentyűt. A szöveget ellenőrizzük, ezután az ablakban megjelennek a karakterek, bekezdések és mondatok száma. De nem ez a lényeg. Az alapvető információk az ablak alján találhatók: iskolai végzettség, eufónia, könnyű olvasmány és a nehéz kifejezések száma. Ezek a paraméterek azt mutatják, hogy a szöveg milyen jól sikerült.
A vállalati sajtóközleményeket címsorokkal kell kísérni. A rossz forma jelei a "Sajtóközlemény" címet viselő címsorok. Jobb, ha előáll egy érdekes címsor, amely ösztönzi az olvasót a szöveg elolvasására. Ne felejtse el megadni a kapcsolattartási adatait a sajtóközlemény végén: telefon, ICQ és e-mail. Ne felejtse el megírni a felelős alkalmazott nevét.
