Az ülés végén jegyzőkönyvet kell készíteni az ülés napirendjének, a meghozott döntéseknek, végrehajtásuk feltételeinek stb. Rögzítésére. Fontos, hogy az ülés után azonnal jegyzőkönyvet állítsanak össze., és ne halassza el "későbbre". Jó, ha egy hivatásos titkárnő képes vezetni a jegyzőkönyvet. Ha azonban nem ez a helyzet, akkor más személyek is megtehetik ezt, akik ismerik az ülések jegyzőkönyvének vezetésének bizonyos szabályait.
Utasítás
1. lépés
Az a személy, aki jegyzőkönyvet készít az ülésről, ismernie kell a korábbi ülések minden döntését, hogy megértse a meghozott döntések logikáját. Ha egy értekezleten jegyzőkönyvet készít, készítsen másolatokat több korábbi találkozó jegyzőkönyvéről. Az ülésen azonnal dokumentálja a napirendi pontokat.
2. lépés
Írja le az egyes napirendi pontok mellé az ülés során elhangzott gondolatokat. Ez röviden megtehető, mert a jegyzőkönyvet nem az ülés során, hanem azt követően véglegesítik. Ezeknek a jegyzeteknek az a lényege, hogy velük nem fog hiányozni egyetlen fontos gondolat sem. Írja le azoknak a nevét is, akik felszólalnak, hogy emlékezzenek arra, hogy ki mit mondott és milyen témában. Csak tényeket írjon állításokból, ne személyes véleményeket vagy feltételezéseket.
3. lépés
A protokoll végrehajtásának közvetlenül az ülés után kell megtörténnie, hogy ne felejtsék el a fontos pontokat, vagy ne vesszenek el a nyilvántartások. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a találkozó rövid leírását üzleti stílusban. Ehhez használjon közvetett beszédet, írjon mindent múlt időbe: "II Ivanov megjegyezte, hogy …".
4. lépés
A protokoll tartalmának a következőkből kell állnia:
1. "sapkák", amelyek megjelölik az értekezlet célját és dátumát, néha az ülés kezdési időpontját is;
2. a jelenlévők és a jelenlévők listája;
3. a meghozott döntések összefoglalása - megjelölve e döntések kezdeményezőit.
