Amikor üzleti partnertől érkezik üzenet, sokan igyekeznek a lehető leggyorsabban válaszolni a beérkezett kérésre, nehogy a partner várakozásban maradjon. És ez helyes - ebben az esetben gyakran számít az idő, amit nehéz túlbecsülni. De anélkül, hogy túl sokat gondolkodnánk a válasz formáján, kevesen gondolják úgy, hogy ezzel egy csapást mérhet a vállalat hírnevére.
Utasítás
1. lépés
Először alaposan tanulmányozza át a partner levelében megfogalmazott kérdéseket. Készítsen rövid választ minden elemre, ha egynél több van. Most folytassa a levélre adott válasz megtervezését a kérésre. Ehhez vegye a vállalati levélpapírt, rajta a logóval és a cég adataival. Ha ez nem létezik, írja be kézzel a levél fejlécét, feltüntetve a szükséges információkat. A részletek levélben való elhelyezése nagyon értékes üzleti partnere számára. Azáltal, hogy mindegyik üzenetben felajánlja őket, megmenti őt attól, hogy minden alkalommal egy halom papírban vagy számítógépes fájlban keresse őket, valamint attól, hogy külön szerződést kell kérnie a részletekről, ha új szerződést akar készíteni. vagy fizetni egy számlát.
2. lépés
A jobb felső sarokba írja be a levél címzettjének adatait. Itt tüntesse fel a szervezet nevét, a kérelem írójának beosztását és teljes nevét. Éppen ellenkezőleg, a bal sarokban válassza ki a kimenő szám sorait, amelyeket a regisztrációkor a dokumentumhoz rendelnek, és a dátumot. Ebben az esetben a dokumentum nevét nem írják. Azonnal kezdje úgy, hogy névvel és védnévvel szólít meg a "Kedves" szó után. A levél érdemi részében az első szavak a következőek lesznek: "Levelére válaszul tájékoztatjuk Önt" (kérés, igény stb.). Ezután írja fel az előkészített válaszokat pontról pontra, betartva az eredeti betűben szereplő szekvenciát.
3. lépés
Az utolsó részben fejezze ki kérését, kívánságát vagy követelményeit, ne felejtse el betartani a tiszteletreméltó hangnemet, az üzleti írás stílusát, és írástudónak lenni. A betűt az "Üdvözlettel" szavakkal fejezze be, és adja meg nevét és beosztását. Ezenkívül ide írja telefonszámát a kommunikációhoz és az e-mailhez, ha válaszlevelet vagy észrevételeket szeretne kapni a levélben elhangzottakkal kapcsolatban.
