Bármely szervezetben, akár egy kicsiben is, sokféle megrendelést és megrendelést adnak ki és tárolnak. Ha mindegyiket regisztrálják és egy dologba iktatják, akkor előbb-utóbb ez zavart okoz. Az ellenőrző szervek képviselői pedig valószínűleg nem fogják jóváhagyni az ilyen nyilvántartást.
Utasítás
1. lépés
A vállalkozásnál kiadott megrendelések helyes felosztásához a következő dokumentumokat kell vezetnie:
- Rosarkhiv jóváhagyta "A szervezet tevékenysége során létrehozott tipikus vezetői dokumentumok listája, feltüntetve a tárolási időt";
- az irodai munkára vonatkozó utasítások (az irányító testület által kidolgozott).
Ezen dokumentumok alapján az egyes vállalkozásoknál ki kell dolgozni az esetek nómenklatúráját. Ennek alapján a megrendelések, utasítások és egyéb dokumentumok fel vannak osztva.
A vállalkozás méretétől és szerkezetétől függően a kialakult esetnómenklatúra osztályokra osztható a betűkód megjelölésével, vagy általános lehet.
Mindenesetre a vállalkozás minden megrendelése feltételesen fel van osztva fő- és gazdasági tevékenységekre, valamint személyzeti megrendelésekre.
2. lépés
A fő és gazdasági tevékenységekre vonatkozó megrendeléseket általában a titkár tartja meg (hacsak külön sorrendben másként nem rendelkeznek). Feladata ezen megrendelések nyilvántartása, tárolása és archiválása is.
A dokumentumok tárolási ideje különbözik egymástól. A vállalkozás fő tevékenységére (a szervezeti felépítésre, a személyzeti tábla jóváhagyására, a módosítások elvégzésére stb.) Vonatkozó megrendelések rendelkeznek tároló sorokkal - folyamatosan. A naptári év végén átadják a vállalkozás archívumának.
A gazdasági és operatív kérdésekben megrendeléseket 5 évig tároljuk. Betű nélkül sorszámozzák őket. Ha a vállalkozásnál kiadott megbízások mennyisége nagy, az év folyamán azokat mennyiségekre bontják. A tárolási idő lejárta után a megfelelő cselekmény nyilvántartásba vételével megsemmisülnek.
3. lépés
A személyi megrendeléseket a vállalkozás személyzeti menedzsment részlegén állítják össze és tárolják. Eltarthatóságukban is különböznek egymástól.
Külön eset a befogadás, az elbocsátás és az áthelyezés elrendelése 75 éves tárolási idővel. A vezetéknév, a hosszú távú üzleti út, az alkalmazottak hosszú távú ideiglenes áthelyezése stb.). Az év végén az ilyen megrendeléseket a regisztrációs naplóval együtt egy mappába varrják és átadják az archívumnak.
4. lépés
A vakációra (rendszeres, fizetés nélküli stb.), Rövid távú üzleti útra és transzferre vonatkozó megrendeléseket külön aktában állítják össze, 5 évig tárolják. A rendelés számozásához betű kerül (például "o" vagy osztály kód).
A gyűjtésre vonatkozó megrendelések tárolási ideje megegyezik. Javasoljuk azonban, hogy külön tárolja őket, mint elemző anyagok (magyarázó jegyzetek, jegyzőkönyvek, a szakszervezeti bizottság értesítései és határozatai stb.) kísérik őket.
A tárolási idő lejártával ezek a megrendelések megsemmisülnek.
5. lépés
A promóciós megrendeléseket is ajánlott külön megőrizni (tárolási idő - 75 év). Külön esetben a saját vállalkozásuk és a felettesük promóciójára vonatkozó megrendeléseket nyújtják be. Az ügyet az archívumba iktatják annak kialakulásakor.
