A helyesen szervezett irodai munka egy szervezetben vagy egy vállalkozásban lehetővé teszi a dokumentumok rendben tartását és a mozgásuk bármikor történő ellenőrzését. Ha vállalatának tevékenysége a szerződések megkötéséhez kapcsolódik, akkor vezessen megfelelő naplót a könyvelésről. Egy jól megtervezett magazin lehetővé teszi a dokumentumok részleteinek és időrendjének rögzítését.
Szükséges
- - napló a dokumentáció rögzítésére;
- - rögzítendő anyagok;
- - töltőtoll;
- - ceruza;
- - olló;
- - vonalzó;
- - papír;
- - szálak;
- - tű;
- - ragasztó.
Utasítás
1. lépés
Keressen egy kényelmes űrlapot a napló vezetéséhez. Ugyanakkor folytassa a szervezet sürgős szükségleteit és az irodai munka sajátosságait. A közelmúltban a dokumentáció könyvelésének elektronikus formái egyre elterjedtebbek, de nem mindig kényelmesek, ha megismertetik velük a vezetőket. A legegyszerűbb esetben elkészítheti a könyvelési naplót egy szabványos, nagy formátumú jegyzetfüzetbe.
2. lépés
Számozza meg a folyóirat oldalait úgy, hogy sorszámokat helyez el az egyes lapok aljára vagy tetejére. Varrja az egész oldaltömböt erős cérnával, a végeket a magazin utolsó oldala előtt vezetve. Írja le egy kis darab papírra, hogy hány könyvet tartalmaz a könyv. Ragaszd ezt a címkét a sor utolsó oldalára, miközben a csomóba kötött szál végét alatta haladva. Amikor a ragasztó megszárad, helyezze ide a dokumentumok pecsétjét és a magazint kiadó személy aláírását.
3. lépés
Kezdje el tervezni a címlapját. Írja be a folyóirat nevét a napló elejére, például: "Szerződéses napló". Tegye bele a leírásba a szervezet (vállalat) nevét és főbb adatait. Hagyjon két sort a napló kezdési és befejezési dátumához. Ezeket az információkat nem lehet kézzel megadni, hanem előre nyomtatni egy nyomtatóra, majd szépen felragasztani a magazin borítójára.
4. lépés
Ossza fel a napló munkalapjait annyi oszlopra, amely a rögzítendő dokumentumok teljes leírásához szükséges. Ügyeljen arra, hogy oszlopokat adjon meg a sorozatszámról, a dokumentum átvételének dátumáról, a szerződés megkötéséről, a megrendelés kiadásáról stb. Hagyjon külön oszlopot a dokumentum lényegének és fő tartalmának rövid ismertetéséhez. Helyezzen el egy helyet annak a személynek az aláírására is, aki a dokumentumot végrehajtásra kézhez kapta.
5. lépés
Ha szükséges, regisztrálja a naplót az irodában (titkárságon), hozzárendelve a megfelelő számot és egyéb részleteket. A nyilvántartási eljárás után a számviteli napló rendeltetésszerűen használható.
