Az adminisztrátor a szálloda arca, mert vele az ügyfél először kommunikál bejelentkezéskor, valamint a tartózkodás teljes ideje alatt. De ez a kommunikáció nem ér véget az adminisztrátor feladataival.
A szálloda arca
Az ügyfelek jó benyomása az egyik legfontosabb prioritás az adminisztrátor számára. Ezért az erre a posztra jelentkező személynek jó stresszállósággal kell rendelkeznie, mert az ügyfelek különbözőek. És gyakran kell velük kommunikálni: az adminisztrátor találkozik a leendő vendégekkel, elmagyarázza nekik a szállodában való tartózkodás szabályait, beosztja őket szobákba, megadja és elfogadja a szobák kulcsait, válaszol minden felmerülő kérdésre, és meghallgatja panaszok. A jó ügyintéző kissé pszichológus is, tudja, hogyan kell elkészíteni az ügyfél pszichológiai portréját, és megérti, hogyan lehet a leghatékonyabban kommunikálni vele.
Az ideális ügyintéző mindig mosolygós, udvarias és végtelenül kedves, de bizonyos esetekben meggyőzőnek kell lennie, és képesnek kell lennie ragaszkodni önmagához - amikor a szállodai szabályok betartásáról van szó. Ez nem szabványos vagy konfliktusos helyzetek esetén is hasznos - ezeket az adminisztrátornak kell megoldania.
A kellemes megjelenést kellemes hanggal kell kombinálni - az adminisztrátornak telefonon kell kommunikálnia a potenciális ügyfelekkel. A jó memória és a hozzáértő beszéd hasznos lesz: minden ügyfél számára meg kell ismételni a szálloda árait, előnyeit és jellemzőit, a tartózkodási szabályokat.
Egyéb feladatok
Mindezek mellett az adminisztrátor felel a szálloda levelezéséért és felügyeli a többi alkalmazott munkáját. Itt jól jön a figyelmesség és a szervezési képességek, valamint az önfegyelem - különösen, ha a szálloda nagy.
A számítógép ismerete gyakran megjelenik az adminisztrátori posztra pályázókkal szemben támasztott követelményekben - elvégre az összes dokumentációt számítógépen végzik, és az idegen nyelvek ismerete, különösen, ha nagy, nagyvárosi nagy osztályú szállodákról van szó - külföldi a turisták itt letelepedhetnek. Az angol prioritás, de minél több nyelvet ismer az adminisztrátor, annál jobb.
Jó lenne megismerni a várost: az adminisztrátortól a látogatók leggyakrabban a helyi látnivalókról, kulturális intézményekről kérdeznek, tanácsot kérnek a szabadidős tevékenységekről és a séta útvonaláról. A bankok legközelebbi fiókjainak, a közétkeztetési helyeknek a címei mindig jól jönnek. Hasznos lesz kéznél tartani a taxik és egyéb szolgáltatások számát is, amelyekre szüksége lehet (házhozszállító éttermek stb.).
Az adminisztrátor az ügyfelekkel számol, így a pénztáros készségei - a figyelmesség, az elmében történő gyors számolás képessége - szintén nagyon hasznosak.
