A fontos dokumentációkat - szerződéseket, számlákat, aktusokat - hosszú ideig a cégnél kell megőrizni. Egyes értékpapírok esetében ez az időszak öt vagy akár tíz év. Annak megakadályozása érdekében, hogy a dokumentumok gyűrődjenek vagy elveszjenek, megfelelően kell iktatni és archiválni őket.
Szükséges
- - mappák - iratgyűjtő;
- - átlátszó fájlok - zsebek.
Utasítás
1. lépés
A szerződés benyújtásához várja meg, amíg az összes érdekelt fél aláírja. Szerezzen aláírásokat mindkét fél vezérigazgatóitól, és helyezze fel a pecséteket. Ezután készítsen másolatokat a dokumentumról, és adja ki mindenkinek.
2. lépés
Adja meg a szerződés számát. Számokat és betűket kell tartalmaznia. Például a 123-AB. Írja be a dokumentum aláírásának számát.
3. lépés
Hozzon létre egy szerződési naplót. Adja meg ott a dokumentum számát, az aláírás dátumát és a jogi személyt, amelyhez tartozik. A számoknak egymás után kell egymás után menniük, attól függően, hogy mikor írták alá a szerződést.
4. lépés
Ha a társaságban több jogi személy van, akkor minden szerződéses naplónak meg kell lennie a sajátjának. Ezzel elkerülhető a zavartság.
5. lépés
Tegye a szerződést külön aktába. Ha több szerződés van, tegyen mindent egy zsebbe. Ez megkönnyíti a dokumentumok összehasonlítását és szükség esetén megkeresését.
6. lépés
Helyezze be a fájlt az iratgyűjtőbe, és rögzítse a speciális tartókkal. Ne töltse be szorosan, a dokumentumok ráncosak lesznek. Írja a mappa gerincére azt a jogi személyt, amelynek a dokumentumokat abban tárolják, valamint az aláírás évét.
7. lépés
Három év elteltével a szerződéses mappákat el lehet küldeni a raktárba. Hajtsa őket kartondobozokba, és tegye olyan helyre, amely nem érhető el nedvesség számára. A csomagoláson tüntesse fel azt a jogi személyt is, amelyre a dokumentumok vonatkoznak, valamint a szerződések aláírásának évét.
8. lépés
A számlákat és a cselekményeket ugyanúgy benyújtják, mint a szerződéseket. De a papíros nyilvántartás helyett jobb, ha elektronikus. Például az "1C: Számvitel" programban. Ingyenesen letöltheti innen: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Ez lehetővé teszi, hogy ne csak nyilvántartást vezessen az összes értékpapírról, hanem különféle műveleteket hajtson végre velük - nyomtasson további példányokat, javítsa ki a hibákat stb.
