A szervezet minden dokumentumát az archívumban kell megőrizni. Például az adótörvénykönyv kimondja, hogy az elsődleges dokumentumokat, az adófizetést igazoló dokumentumokat és másokat négy évig védeni kell. De vannak olyan dokumentumok is, amelyeket egy év elteltével meg lehet semmisíteni, például nyaralási menetrendeket. Az ártalmatlanítást a jogi aktus kiadása után kell végrehajtani.
Utasítás
1. lépés
Először is meg kell jegyezni, hogy a "rendeltetésüknek megfelelő" dokumentumokat csak akkor lehet törvénybe iktatni, ha az időszak január 1-je előtt lejárt, amikor ilyen dokumentumot készítettek, vagyis a 2010-es dokumentumokat fel kell venni törvény csak 2016-ban.
2. lépés
A jogi aktus elkészítése és a dokumentumok megsemmisítése előtt készítsen leltárakat, amelyeket a szervezet vezetőjének jóvá kell hagynia, és jegyzőkönyvet kell készítenie.
3. lépés
Célszerű egy jogi aktust táblázat formájában elkészíteni. A jobb felső sarokban adja meg a szervezet adatait. Ezután írja be az alábbiakat nagybetűvel: „Jóváhagyom”, szabályos sorba, jelölje meg az alábbi beosztást (vezető, főigazgató stb.), Majd a vezetéknevet és a kezdőbetűket. Adja meg a jogi aktus elkészítésének dátumát még alább.
4. lépés
Ezt követően adja meg a célt, például a lejárt dokumentumok megsemmisítésre való kiemelését. Ezután sorolja fel az okokat, például: "a tipikus szervezeti dokumentumok listája alapján …"
5. lépés
Az alábbiakban látható a táblázatos szakasz, amely nyolc oszlopból áll. Az első a sorozatszám. A második a dokumentum neve, például nyaralási menetrend vagy levelezés a munkatársakkal végzett munkáról. A harmadik a befejezés dátuma, vagyis azok a dátumok, amelyeket a dokumentumban utoljára feltüntetnek, például a nyaralás ütemezése 2010-ben ér véget, ezért be kell írni a "2010" szót. Itt nem kell megadnia a hónapot.
6. lépés
Ezután következik az oszlop a készletszámokkal, ha nincsenek ott, akkor leteheti a kötőjeleket. Ezután tegye le az eset indexét a nómenklatúra szerint, például a 05-20 gráfot, ahol 05 az osztály indexe, a második két számjegy pedig az eset sorszáma.
7. lépés
Ezt követően adja meg a tárolóegységek számát, például a grafikon egyetlen példányban lehet, de a keretekkel való megfelelés többes számban történik. Ezután töltse ki a rovatot a referenciakönyv szerinti tárolási időszakokkal. Ha szükséges, töltse ki a „megjegyzés” oszlopot.
8. lépés
A táblázatos rész után írja be, hogy a készletek rendelkezésre állnak, és a fej protokollja jóváhagyja azokat, megjelölve az összeállítás számát és dátumát.
9. lépés
Ezután foglalja össze az összeget, amely a megsemmisítésre kész dokumentumok darabszámában van kifejezve, például a 2006–2010 közötti időszakban 234 tétel semmisült meg.
10. lépés
Ezután a menedzser újra ellenőrzi az összes adatot és aláírja a dokumentumot.
