A dokumentumok regisztrálása egy folyamat, amely egy adott dokumentum hitelesítő adatainak rögzítésében fejeződik ki, amikor azt elküldik, fogadja, létrehozza. Jelenleg napló, kártya és automatizált formanyomtatványokat alkalmaznak.
A dokumentumok belső nyilvántartása minden állami vagy önkormányzati szerv, intézmény, kereskedelmi szervezet vagy egyéni vállalkozó szerves részét képezi. A gyakorlatban ez a folyamat a dokumentummal kapcsolatos alapvető információk kijavításának speciális formátumában történik, amelyet a belső regisztrációhoz használnak.
Ebben az esetben nemcsak a bejövő és a kimenő dokumentumokat szokták belső nyilvántartásba venni, hanem a szervezetben létrehozott papírokat is (például szerződések a partnerekkel). A dokumentumok nyilvántartásba vételének felelősségét gyakran egy titkár vagy ügyintéző látja el, nagy szervezetekben egész részlegeket hoznak létre a folyamat optimalizálása érdekében.
Melyek a dokumentumok belső nyilvántartásának formái?
A dokumentumok belső nyilvántartásának leggyakoribb formája továbbra is a folyóiratok regisztrációja. Ebben az esetben a dokumentumokról szóló információkat egy külön naplóba vezetik, több oszlopra osztva. Ne felejtse el megadni a dokumentum beérkezésének, elküldésének vagy létrehozásának dátumát, nyilvántartási számát, nevét és rövid leírását.
Alternatív forma a dokumentumok kártyanyilvántartása, amelyben az egyes dokumentumokról szóló információkat külön kártyába írják be, amelyek kitöltésének szabályait előzetesen jóváhagyják. Végül a legprogresszívebb formának az automatizált dokumentum-regisztráció tekinthető, amely minimalizálja a papírmunkát.
Mi a legkényelmesebb forma a szervezet számára?
A dokumentumok belső nyilvántartásának naplózási formája hatékonyan használható kis szervezeteknél, ahol egy szakember felel a vonatkozó eljárások végrehajtásáért. Ennek a nyomtatványnak az a hátránya, hogy több alkalmazott nem dolgozhat egyszerre a dokumentumok nyilvántartásba vételén, ezért nem alkalmas nagyvállalatok számára. Ezen túlmenően, a dokumentumok nyilvántartására szolgáló számos folyóirat jelenlétében (például különböző osztályokban) gyakran felmerül a zavar a regisztrációs adataikkal.
Ezeket a hátrányokat kiküszöböli a belső regisztrációs kártya űrlapjának használata, amely lehetővé teszi, hogy bármilyen számú dokumentumról gyorsan és hatékonyan rögzítsen információkat. Ha a vállalat célja a papírmunka minimalizálása, akkor ajánlott egy automatizált belső regisztrációs űrlapot használni, amelyhez speciális szoftverre lesz szükség.
