A kísérőlevél írásához bizonyos szabályok vonatkoznak, amelyeket be kell tartani. Nincs univerzális sablon minden betűtípushoz. Az általános stílus követelményeinek betartásával azonban hozzáértő papírt készíthet.
Utasítás
1. lépés
A dokumentumcsomag elküldéséhez leggyakrabban kísérőlevél szolgál. Szigorúan hivatalos üzleti stílusban készül. Címzett egyén vagy szervezet. Ha a feladó jogi személy, a kísérőlevélnek a szervezet fejlécén kell lennie. A levél törzsében fel kell tüntetni a kimenő dátumot, a nyilvántartási számot (a kimenő napló szerint rendelték), a szervezet vagy a címzett nevét (a teljes vezetéknevet, a nevet és a patronimát meg kell adni). A címzett címzését a következő szavakkal kell kezdeni: Kedves … - majd név és védnév szerint … A kísérőlevél szövegének tartalmaznia kell egy címsort, általános szöveget, beleértve a levélhez csatolt dokumentumok felsorolását, aláírást. Ha a kísérőlevél feladója jogi személy, akkor a vállalkozó pecsétjét és adatait (vezetéknév kezdőbetűi, elérhetőségi telefonszáma).
2. lépés
A kísérőlevél elektronikus formában is összeállítható, bármilyen fájl, levél, kép küldésénél. Ebben az esetben kísérőlevél készül a nehéz pontok tisztázása, határidő megjelölése vagy valami hozzáfűzése céljából. Az alkalmazásoktól külön fájlban küldve.
Egy ilyen kísérőlevél címének meg kell válaszolnia a fő kérdést - "Miről?" Például a beszerzésről, egy konferenciáról stb.
3. lépés
A kísérőlevél szövegét a következő kifejezésekkel kezdheti: "Az 1. számú szerződés 00.00.00-i feltételeivel kapcsolatban küldünk Önnek egy csomag dokumentumot …"; "Ellenőrző anyagokat küldünk neked …" és így tovább.
