A dokumentumok megfelelő tárolása elkerülheti a megfelelő szerződések megtalálásával kapcsolatos problémákat. Miután töltött egy kis időt az értékpapírok benyújtásával, biztos lehet benne, hogy a szükségesek mindig biztonságban és biztonságban vannak kéznél.
Utasítás
1. lépés
A szükséges dokumentum könnyű megtalálásához készítsen könyvelési könyvet. Adja meg a szerződés számát, és írja be ebbe a füzetbe. Írja fel a sorozatszám mellett a szerződés megkötésének dátumát. A folyóirat sorának így kell kinéznie: 1. A 987DL. Sz. Szerződés, 2010.03.23. Mellette a jegyzetekben tüntesse fel a szerződés lényegét, ha az archiválás vállalati stílusa megköveteli.
2. lépés
Hozzon létre minden jogi személy számára saját dokumentum-nyilvántartást, ha több van belőlük a szervezetben. Használja a hagyományos szimbólumokat azok jelölésére. Például adja meg az LLC "Funny Pictures" szerződéseit 987ВК néven. Az OJSC "Murzilka" szerződése pedig 987 milliót jelent. A számokat szigorúan rendelje hozzá az összetévesztés elkerülése érdekében.
3. lépés
Csak akkor iktassa be a szerződést egy mappába, miután az átment a jóváhagyás minden szakaszán, mindkét fél főigazgatói aláírták, és minden pecsétet feltettek. Válasszon keménytáblás kötőanyagot a dokumentumok biztonsága érdekében. Hozzon létre egy külön mappát minden jogi személy számára.
4. lépés
A szerződés kötőanyagba történő behelyezéséhez óvatosan távolítsa el a lapokat összekötő gemkapcsot. Ütítsen új lyukakat lyukasztóval. Helyezze be a dokumentumot egy mappába, és rögzítse fém indákkal. Válasszon el egy szerződést a másiktól egy üres A4-es lappal.
5. lépés
Van egy másik módszer a dokumentumok archiválására. Vásároljon egy átlátszó fájlkészletet. Helyezze minden szerződést külön borítóba, és rögzítse egy mappában.
6. lépés
Ne helyezzen túl sok szerződést egy mappába - a lapok gyűrődhetnek. A kötőanyagnak könnyen záródnia kell, hogy a papír ne kukucskáljon ki.
7. lépés
Tegyen külön polcot az állványra a mappák és dokumentumok tárolására. A kötvény végén jelölje meg az évet és azt a jogi személyt, amelyre a szerződéseket elkészítik. Így szükség esetén gyorsan megtalálhatja a szükséges szerződéseket.
8. lépés
Három-négy évvel ezelőtt kötött dokumentumokkal nem kell mappákat őrizni. Tegye szoros kartondobozokba, aláírva az évet és a jogi személyt, aki a szerződés tulajdonosa. Küldje el a csomagokat a raktárba. Keressen száraz tárolóhelyet. A nedvesség megöli az értékpapírokat.
