Minden vállalkozás szerződéseket köt (munkaerő, ellátás, áruvásárlás). Rendszerint archívumokban tárolják őket. A dokumentumok használatának megkönnyítése, valamint elvesztésük okának kiküszöbölése érdekében ezeket rögzítik. Külön naplót állítanak fel, amelyben rögzítik a szerződések részleteit, a hozzájuk kapcsolódó további megállapodásokat, és meghatározzák mozgásuk időrendjét is.
Szükséges
- - napló a szerződések elszámolásához papír formában;
- - szoftvertermék a szerződések elszámolásához;
- - vállalati dokumentumok.
Utasítás
1. lépés
A szerződések könyveléséről szóló dokumentumnak nincs egységes formanyomtatványa. De maga is kifejlesztheti, vagy megvásárolhat egy speciális szoftverterméket, amelyet a szerződésekkel kapcsolatos információk tárolására terveztek. De az első lehetőség ingyenes, álljon meg itt, ha nincs szüksége külön költségekre.
2. lépés
Írja fel a dokumentum nevét a szerződéskönyvelési napló címlapjára. Kérjük, adja meg a cég nevét. Ha a vállalat elég nagy, tanácsos minden egyes szerkezeti egységhez külön magazint készíteni. Ebben az esetben írja be az osztály nevét. Adja meg a dokumentum benyújtásának dátumát, személyes adatokat, a napló vezetéséért felelős személy beosztását. Általános szabály, hogy ez egy személyzeti tiszt, aki szerződést köt a személyzettel, a jogi osztály alkalmazottja, aki szerződések megkötésével foglalkozik a partnerekkel.
3. lépés
Írja fel a dokumentum nevét a szerződéskönyvelési napló címlapjára. Kérjük, adja meg a cég nevét. Ha a vállalat elég nagy, tanácsos minden egyes szerkezeti egységhez külön magazint készíteni. Ebben az esetben írja be az osztály nevét. Adja meg a dokumentum benyújtásának dátumát, személyes adatokat, a napló vezetéséért felelős személy beosztását. Általános szabály, hogy ez egy személyzeti tiszt, aki szerződést köt a személyzettel, a jogi osztály alkalmazottja, aki szerződések megkötésével foglalkozik a partnerekkel.
4. lépés
Készítsen nyolc grafikont egy táblázat segítségével. Nyomtatás papírra. A napló első oszlopába írja be a szerződés sorszámát, a másodikba - a megkötéskor hozzá rendelt dokumentum számát. A szerződéskönyvelési napló harmadik és negyedik oszlopába írja be a dokumentum kezdő és lejárati dátumát. Az ötödik oszlopban tüntesse fel a szerződés tárgyát. Például alkatrészek ellátására.
5. lépés
A hatodik oszlopba írja be a partner nevét (szállító, vevő), alkalmazottat (ha a személyzettel kötött munkaszerződéseket veszik figyelembe). A napló hetedik oszlopába írja be, hogy a szerződés melyik mappában található (általában a mappákhoz számot rendelnek az archívumok), jelölje meg a mappa helyét. A nyolcadik oszlopba illessze be a dokumentumok tárolásáért felelős személy aláírását (feltüntetve vezetéknevét, kezdőbetűit). Alkalmazott váltásakor készítsen szerződések átadásáról szóló aktust, naplót a könyvelésükről.
6. lépés
Ha kényelmetlennek tartja a szerződések kézi nyomon követését, rendeljen meg egy szoftvertermék fejlesztését vagy vásároljon kész programot. Lehet, hogy némi pénzbe kerül, de elektronikus formában egy ilyen folyóiratnak vannak előnyei. Például a szerződés regisztrálásakor megadhatja a dokumentum elérési útját a számítógépen.
