A munkaköri leírás fontos dokumentum, amely lehetővé teszi a munkavállaló üzleti és személyes tulajdonságainak átfogó megismerését. Szükség lehet mind belső, mind külső használatra. A második esetben még egy jogi dokumentum jelentőségére is szert tesz.
Belső és külső jellemzők a munkahelyről
Ilyen jellegű belső használatra akkor lehet szükség, ha a vállalkozás vezetésének többet kell megismernie azokról az üzleti és személyes tulajdonságokról, amelyekkel rendelkezik egy ígéretes munkavállaló, akit például fel akarnak emelni. Ha azonban meg akarnak szabadulni egy alkalmazotttól a betöltött pozícióval való összeegyeztethetetlensége vagy a belső szabályok ismételt megsértése miatt, akkor valószínűleg a közvetlen felettesének ilyen leírására is szükség lehet.
Ezekben az esetekben a jellemző egyszerű papírlapra, nem pedig a cég levélpapírjára állítható. Ez egy belső használatú dokumentum, és az abban megadott információk közzétételéhez nem szükséges engedély a munkavállalók számára, akiket a személyes adatok védelméről szóló törvény véd.
Külső jellemzőre maga a munkavállaló is szükség lehet. Ezt a dokumentumot kérheti tőle a bank, ahol hitelt akar kapni, vagy egy külföldi állam konzulátusához, ahol vízumot kér. A munkahelyi jellemzőt a közigazgatási vagy igazságügyi hatóságok is kérhetik, és a közlekedési rendőrség elé terjesztésre is szükség lehet. Előfordul, hogy a rokonok kérésére ilyen leírást adnak egy volt alkalmazottra, aki börtönben van, és akinek korai szabadon bocsátását akarják kiadni. Ezekben az esetekben a jellemzőt a cég fejlécére kell nyomtatni, és annak vezetője aláírja. A céges levélpapír, amelyen minden részletét feltüntetik, jogi leírássá teszi a leírást, amelynek tartalmáért az azt aláíró személy személyes felelősséggel tartozik. A külső jellemzők szövegében meg kell jelölni a benyújtáshoz, hogy mely hatósághoz adták ki.
Aminek tartalmaznia kell egy jellemzőt a munkahelyről
E dokumentum tartalmának a lehető legnagyobb mértékű objektivitással tükröznie kell egy személy szakmai készségeit és tapasztalatait, személyes tulajdonságait. Ez általában azt az időszakot jelöli, hogy egy adott vállalkozásnál dolgozott, hogy általa meg lehessen ítélni, mennyit tudott bizonyítani ebben az időszakban.
A munkahelyről származó leírásban arról írnak, hogy az illető megbirkózott-e munkaköri feladataival és mennyire lelkiismeretesen végezte ezeket. A dokumentum fontos része a bekezdés, amely tükrözi személyes tulajdonságait, amelyek segítik vagy akadályozzák a munkaköri feladatok ellátásában, valamint leírja a kollégákkal való kapcsolatát. Külső jellemző összeállításakor figyelembe kell venni, hogy ez a dokumentum befolyásolhatja a megkereső hatóság döntését.
