Az elemző jegyzet a szolgáltatási dokumentáció speciális típusa. Fő célja, hogy felhívja a vezető figyelmét egy adott problémára. Javaslatokat tartalmaz a válsághelyzet leküzdésére, felsorolja a tevékenység fő irányait és szakaszait. A házirendet nem szabad összekeverni egy elemző jelentéssel. Az első felvázolja az események fejlődésének kilátásait, a második a megtett intézkedések eredményeit értékeli. Minden szervezetnek megvannak a saját követelményei a belső dokumentumok elkészítésére. Bármely elemző megjegyzés azonban tartalmaz olyan részeket, mint bevezető, fő rész, következtetés, függelékek.
Utasítás
1. lépés
Bevezetés
A házirend rövid részének ebben a részében fel kell hívnia a figyelmet annak a problémának a fontosságára, amelyhez a menedzseréhez fordul. Tisztázza egyértelműen aggodalmait, értékelje a szervezet által elszenvedett károkat. Sorolja fel az Ön által használt információforrásokat és elemzési módszereket. Határozza meg a probléma megoldásának határidejét.
Tegyük fel például, hogy Ön egy magazin hirdetési felületének vezetője. Az elmúlt három hónapban az eladott reklámok mennyisége fokozatosan csökkent, bár alkalmazottai szorgalmasan dolgoznak. Érted, mi az oka, de a helyzetet nem tudod egyedül megoldani.
Az elemző megjegyzés bevezetőjében írd meg, hogy az értékesítés csökkenését tapasztaltad, elemezted a helyzetet (ellenőrizted az osztály terveit és jelentéseit, megbeszéltél minden egyes alkalmazottal, belső értekezletet szerveztél), kidolgoztál konkrét ötleteket, amelyek benyújtja jóváhagyásra a menedzserhez.
2. lépés
Fő rész
Itt a lehető legrészletesebben figyelembe kell vennie a probléma összes aspektusát, és mindegyikre javaslatot kell tennie a megoldásra.
Jelölje ki a szöveg alszakaszait a mondatok számával, röviden, de világosan irányítva őket. Mindegyikben először meg kell adni a negatív oldalt, majd a változások tényleges lényegét, valamint a becsült anyagi és műszaki költségeket, valamint a felelősség elosztását az alkalmazottak között.
Rendezze a mondatokat fontosságának csökkenő sorrendjében vagy időrendben.
Adjon meg minél több részletet. Ez megmutatja a helyzet nagyfokú tulajdonosi viszonyait és a probléma kidolgozását. Sorolja fel az érveket és az alátámasztó számításokat. Itt hivatkozhat az ezen a területen ismert pozitív tapasztalatokra is.
Az elemző jegyzet objektivitásának növelése érdekében adjon meg adatokat (információkat, információkat), amelyeket a szervezet más strukturális részlegeiből szereztek be.
A fenti példában a Policy Brief fő része tartalmazhat javaslatot egy új témakörhöz, a „Háztartási gépek” -hez. Ehhez a kategóriához hosszú időre szóló hirdetők találhatók. A tervek szerint házon belüli újságírókat vonnak be reklám- és tájékoztató szövegek készítésébe.
Javaslat tehetõ arra is, hogy a részleg munkatársainak kiosztják a vállalati autót az ügyfelek távoli irodáinak felkeresésére, ami csökkenti a munkaidõ és az utazási költségek csökkenését. Ezt a tézist a számviteli osztályon kapott számításokkal kell megerősíteni.
3. lépés
Következtetés
Mondja el a fő test egyes alszakaszaira vonatkozó főbb megállapításokat. Próbálja azonban elkerülni a fő szöveg közvetlen ismétlését. Ugyanakkor ügyeljen arra, hogy a fő részben nem szereplő mondatok ne jelentsenek hirtelen a következtetés szövegében.
Legyen tömör, de meggyőző. Az egyik következtetés nem mondhat ellent a másiknak. És mindegyiknek logikusnak kell lennie, és pozitív előrejelzést kell tartalmaznia a közeljövőre vonatkozóan.
A már megfontolt példa utolsó része következtetést fog tartalmazni arról, hogy az új kategória milyen hatással van a reklámeladások növekedésére. Az előrejelzési adatok így nézhetnek ki: a tervek szerint 5 hirdetőt vonzanak 6 hónapos időszakra 50 ezer rubel költségvetéssel.
4. lépés
Alkalmazások
Egy speciális szakaszban összegyűjtött további anyagok növelik az állítások megbízhatóságát, szemléltetik a megadott információkat. Táblázatokat, grafikonokat, diagramokat és egyéb vizuális anyagokat helyezhet el az alkalmazásban.
