Az üzleti etikett szabályai megkövetelik, hogy ne hagyjanak megválaszolatlan leveleket a kollégáktól és a partnerektől. Különleges szerepe van a hivatalos levelezésben a visszaigazoló levélnek. Ez a dokumentum rögzíti az előzetes megállapodásokat, az információk fogadásának és továbbításának tényeit, az adott eseményen való részvétel vágyát stb. Az egyes megerősítő levelek típusaihoz jól megalapozott kulcsmondatok vannak.
Utasítás
1. lépés
Készítsen szabványos A4-es nyomtatványt a visszaigazoló levél megírásához. A bal felső sarokban feltétlenül helyezzen el információkat a szervezetéről: teljes név, jogi cím irányítószámmal, kapcsolattartási számok, elsődleges állami nyilvántartási szám (OGRN) és egyéb információk. A jobb felső sarokban tüntesse fel a címzett adatait: a címzett szervezet neve, beosztása, annak a személynek a vezetékneve és kezdőbetűi, akinek a megerősítő levelet elküldik, teljes levelezési cím.
2. lépés
Fogalmazza meg az e-mail címét. Ez megkönnyíti a címzett azonosítását, és megkönnyíti a szervezeti archívumokban történő rendszerezést. A címnek rövidnek és informatívnak kell lennie, például: „Az ellátási megállapodás kézhezvételekor az LLC„ NNN”-től vagy„ A szemináriumon való részvétel visszaigazolásáról 2002.02.02.”. Írja be a címet a bal oldalon a szervezete adatai alá.
3. lépés
Távolítson el 2-3 sort a címsortól, és írjon be egy üzenetet a címzettnek. Használja az üzleti partnerek hivatalos címének szokásos formáját: "Kedves Ivan Ivanovics!" vagy "Kedves Ivanov úr!"
4. lépés
A visszaigazoló levél fő részében röviden írja le azt a tényt, hogy szervezete bármilyen dokumentumot, árut, szolgáltatást kapott a címzettől. A megfogalmazásnak lakonikusnak kell lennie, és nem haladhatja meg az 1-2 mondatot: "Az AAA LLC megerősíti a szállítási megállapodás 2 (két) példányának kézhezvételét, a kelte 2011.02.12., 34. sz."
5. lépés
Ha a levél megerősíti a korábban megkötött megállapodásokat, akkor röviden le kell írnia azok lényegét. Például egy beszélgetés zajlott a vállalkozások vezérigazgatói között, amelyben kifejezték szándékukat a kölcsönösen előnyös együttműködésre, amelyet a 2010. január 29-i tárgyalások során értek el. Kérjük, küldje el a megállapodás megkötéséhez szükséges dokumentumokat."
6. lépés
Zárja le a megerősítő levelet hálával és hosszú távú együttműködés reményét kifejező mondattal. Szükség esetén további információkat vagy dokumentumokat is kérhet a levél végén: "Megerősítjük részvételünket a 2008. május 23-i környezeti problémákról szóló szemináriumon. Kérjük, küldje el a résztvevő kérdőívét a címünkre."
7. lépés
Nyomtassa ki a levelet két példányban, és írja alá a szervezet vezetőjével. Az egyik példányt postán elküldi a címzettnek, a másikat - saját archívumába helyezi tárolásra.
