A konstruktív üzleti párbeszéd kialakításának jellemzői attól függ, hogy milyen helyzetben zajlik, és az Ön számára kitűzött céloktól. Mindenesetre előre meg kell gondolnia a kérdéseket és a válaszokat a beszélgetőtársnak, és még inkább az auditornak.
Utasítás
1. lépés
Manapság az auditorok rendkívül ritkán váratlanok. Leggyakrabban előzetesen értesítik látogatásukat, vagy akár az érkezési ütemtervet is összeállítják - hetente vagy havonta. Ismerve a csekk érkezési napját, minden szükséges papírt készítsen előre, és tegye külön fájlba.
2. lépés
Lapozza át az elkészített dokumentumokat. Figyeljen a bennük lévő megkérdőjelezhető helyekre. Kérdéseket is felvethetnek az auditoroktól. Készítse el újra a dokumentumokat, vagy gondolkodjon el azon, hogy pontosan mit fog válaszolni. Írja le az összes érvet egy darab papírra, és adjon nekik további információkat.
3. lépés
Amikor a könyvvizsgáló megérkezik, kérdezze meg, hogy milyen segítségre van szüksége. Szüksége lehet írószerre - papírra, tollra. Vagy internet-hozzáféréssel rendelkező számítógép. Beszéljen udvariasan és kedvesen. Te és ő egyaránt ellátja hivatalos kötelességeit, ahol nincs hely az érzelmeknek.
4. lépés
Kérdezze meg a könyvvizsgálót, hogy szükség van-e jelenlétére. Talán egyedül is meg tudja csinálni. Távozáskor feltétlenül hagyja meg kapcsolattartó telefonszámát - mobil és munkahelyi, hogy az auditor mindig kapcsolatba léphessen veled.
5. lépés
Ha a könyvvizsgálónak kérdései vannak, válaszoljon egyértelműen, a témától való eltérés nélkül. Senkinek nincs szüksége felesleges részletekre. Ezenkívül további információk új ellenőrzést válthatnak ki, amely hosszú ideig elhúzódik.
6. lépés
Amikor a könyvvizsgálóval beszél, figyeljen az általa feltett kérdésekre. Mi érdekli jobban és mi kétségeket ébreszt. Készítse elő a következő látogatásához szükséges dokumentumokat a kapott információk alapján.
7. lépés
Ha nem tudja megválaszolni a könyvvizsgáló kérdését, vegye fel a kapcsolatot felügyelőjével. Vagy kérjen időt az információk elkészítésére. Semmilyen esetben sem mondhatja a könyvvizsgálónak, hogy „nem tudom”. Ez bizonytalanságot teremthet kompetenciájával kapcsolatban.
8. lépés
Beszélgetés során próbáljon meg nem használni olyan konkrét kifejezéseket, amelyek például a gyártással kapcsolatosak, amelyek nem biztos, hogy ismerik a könyvvizsgálót. Vagy azonnal dekódolja őket.
9. lépés
Maradjon nyugodt és segítőkész, és egyértelműen válaszoljon a kérdésekre. Ezután építő jellegű párbeszédet alakít ki, és megalapozza a jövő jóindulatú, kölcsönösen előnyös kapcsolatait.
