A titkár szervezi, terjeszti és biztosítja a vezető tevékenységét. Először is asszisztens különböző szervezeti kérdésekben. Az ilyen munkához gyors váltás szükséges az egyik típusú munkáról a másikra.
A titkárnőnek nagyon sok feladata van, de ezeket egy közös cél ötvözi: a vezető számára a lehető legnagyobb segítséget nyújtja munkájában és időt takarít meg. A titkárnőnek dokumentációval kell dolgoznia, telefonon, faxon kell fogadnia és terjesztenie a hívásokat, kommunikálnia kell a látogatókkal, értekezleteket, értekezleteket és üzleti utakat kell szerveznie a vezetőség számára.
A titkár feladatai
Gyakran kis szervezetekben a titkárnőt is megbízzák a jegyző funkcióival. Ide tartozik a hivatalos papírok karbantartása és kezelése, a dokumentumok elkészítése, a forgalom és a velük folytatott tevékenységek szervezése, könyvelés és tárolás.
Ha a kötet nem túl jelentős, akkor ez a titkár feladata. Ha a kötetek nagyon nagyok, bevezetik az ügyintézői beosztást, amely speciális oktatást igényel. A titkár fő tevékenysége az irodai eszközökkel és dokumentumokkal való munka. Óvosságra és pontosságra van szükség.
Az idegen nyelvek ismerete válik a domináns ponttá. Az önéletrajz összeállításakor kötelező feltüntetni bennük a jártasság szintjét.
Az oktatásnak nem feltétlenül kell különböznie a speciális specializációban. A nélkülözhetetlen feltétel azonban lényege, amely összefügg az adatok elemzésének képességével, az emberek megközelítésének megtalálásával.
A személyes tulajdonságokban nem felesleges megemlíteni a nyugalmat, a szervezettséget és a társasági életet. A titkár a társaság arca. A pozíció meglehetősen felelős.
A felelősség magában foglalja a telefonhívások terjesztését, a látogatók találkozását. Általánosan elfogadott a titkársági munkát a karrierlétra kezdeti szakaszának tekinteni. De egy ilyen ugródeszkához elég magas szintű oktatásra van szükség.
A titkár megjelenése a cég névjegye. A felelősség korlátozódhat kizárólag a kávé felszolgálására és a hívások fogadására, de valószínűleg kiterjed a kritikus dokumentumok kidolgozására és a vezetőség és családja számára a kikapcsolódás megszervezésére.
Ezért fontos, hogy az önéletrajzban jelezzék az elért eredményeket. Ez akkor is kötelező, ha az előző munkahely futárposzt volt. Az eredményjelentés megadja a leendő munkaadónak azt a megértést, hogy az álláskereső jól tudja számba venni a munkahelyi munkáját, és készséggel emeli ki a tapasztalat legfontosabb pontjait.
Sikerek
Az eredmények mindig tájékoztató jellegűek, mivel a proaktív és produktív alkalmazottak minden munkaadót érdekelnek. A legjobb, ha konkrét számadatok vagy tények segítségével jelzi az eredményeket.
Elég néhány kulcsfontosságú pontot megemlíteni, de valóban jelentősek és fontosak. Ez lehetővé teszi, hogy rávilágítson a főre anélkül, hogy túlterhelné a részt hatalmas mennyiségű információval. A főbb eredmények felsorolásakor hangsúlyozni kell, hogy a vállalat milyen előnyben vagy előnyben részesült.
Például a siker jelzésével a mondatot azzal a mondattal fejezheti be, hogy a megvalósítás bizonyos százalékkal csökkentette a cég költségeit. Fontos, hogy helyesen írja le az elért eredményeit. Az önéletrajzot nem szabad a munkaköri leírás látszatává változtatni. Még akkor is, ha ezt a dokumentumot vesszük alapul a tapasztalatok leírásához, van értelme gondosan ellenőrizni az összes megfogalmazást.
Néha a sikereket első személyben írják le. Ez a megfogalmazás kissé ellentmond az általános folytatási koncepciónak. Jobb tartózkodni azok használatától. Kényelmesebb és indokoltabb a "megvalósult", "a stratégia megvalósult … amely biztosította …" stb.
Az önéletrajzával együtt küldött kísérőlevélben hivatkozhat bármelyik legjelentősebb sikerre. Egy ilyen üzenet elolvasása után a munkáltató vagy a vezető minden bizonnyal meg akarja ismerni a csatolt dokumentumot.
Példák és ajánlások
Eredményeik akár rutinmunkában is lehetnek. Közülük van a legtöbb nyertes:
- több ellenőrzés sikeres átadása;
- a vállalaton belüli dokumentumáramlás felgyorsítása egy elektronikus adatbázis bevezetésével és fejlesztésével a programozási részleggel együtt;
- egy nagyvállalat sikeres átmenetének megszervezése a 7.7 "1C: Enterprise" verzióról a 8.3-ra;
- a tervezési részleg hatékonyságának növelése a számítások automatizálásának bevezetésével, amely a közgazdászok létszámának kétszeres csökkenését biztosította.
Fontos leírni, hogy mi valósult meg valójában. A főkönyvelő sikere nem tulajdonítható annak, ha felelőssége nem tartozik az elvégzett funkciók közé. Bizonyos esetekben a tevékenység típusának megváltoztatásakor szükségessé válik a győzelmek közelítése a karrier növekedésének új feladataihoz.
A szakmai eredmények bemutatják a tevékenységek során megvalósult feladatokat és célokat. A szükséges tulajdonságok megnyilvánulásának következményei lehetnek. A vezető számára ez sokat jelent.
Tehát a sikeres lehetőségek között megjelenhet:
- a társaság felső vezetőinek munkájának koordinálása;
- szerződések előkészítése, az aláíráshoz szükséges dokumentáció;
- hívások fogadása az elosztásukkal;
- levelezés küldése, fogadása és nyilvántartása;
- a vendégek találkozása és összehangolása;
- segítségnyújtás és vállalati rendezvények szervezése;
- Utazási támogatás;
- a fej adminisztratív támogatása;
- mindent biztosít a teljes működéshez;
- a takarítás és a futárszolgálat tevékenységének összehangolása;
- stresszállóság és konfliktusmentesség, kiváló kommunikációs készség;
- kellemes elegáns megjelenés;
- készségek az irodai berendezések használatához;
- a bizalmas információkkal való munka képessége;
- PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook és más számítógépes programok, amelyek e-mail használatához, "Consultant Plus", Lotus birtoklása haladó felhasználók szintjén.
A sikeres folytatási példák közé tartoznak azok, amelyek meghatározzák és teljesítik a felelősségeket. Szintén van értelme tájékoztatni a potenciális munkáltatót azokról az okokról, amelyek miatt a hivatalos foglalkoztatás korábban nem történt meg.
Az eredmények jelzésének jelentősége
A szükséges tulajdonságok sikeres megjelölésének egyik változata a pályázóra vonatkozó követelmények fényében a következő lehet:
- irodai élet megszervezése: víz, kávé, írószer megrendelése, irodai eszközök javításának, takarításának megszervezése;
- a dokumentáció fordítása, beleértve a műszaki leírást is;
- munka irodai felszereléssel;
- tanácsadás az ügyfeleknek a vállalat szolgáltatásai terén;
- VIP-vendégek találkozóinak szervezése;
- kellemes és kényelmes munkakörnyezetet biztosítva.
Van értelme a tényleges okokat megjelölni az előző munkahely elhagyásának okaként. Például munka hivatalos bejegyzés nélkül, polgári munkaszerződés alapján. A megfelelő dokumentumot csatolni kell.
A következő lehetőségek megengedettek: a javaslatok mérlegelésekor semmilyen objektív ok nem vezetett foglalkoztatáshoz;
- a jövőbeni munka helyének nagy távolsága a lakóhelytől (kényelmetlen odaérni);
- a közleményben megállapított feladatok következetlensége;
- átláthatatlan fizetési feltételek;
- a TC be nem tartása;
- átképzés, szombati, családi körülmények.
A szakmai készségek és képességek listáján azok szerepelnek, amelyek hozzájárulnak az eredményekhez. Ez lehet hívások fogadása, regisztráció a menedzser tájékoztatásával, munkaterv elkészítése a főnök számára, megbízások végrehajtása, szolgálati jegyzetek készítése, bármilyen dokumentummal való munka.
Nagyon jó megemlíteni a munkatársaknak a vezetőtől történő megrendelésének és a végrehajtásuk figyelemmel kísérésének, az egyes feladatokhoz vállalkozók felkutatásának tapasztalatait, a vezető munkahelyének biztosítását a szükséges eszközökkel irodaszerek, felszerelések formájában, megkönnyítve a kérések gyors elbírálását. az alkalmazottak javaslatai, az iratok és dokumentumok archívumának fenntartása, biztonságuk biztosítása, átadás az archívumba, üzleti utak szervezése a fej számára, légi és vasúti jegyek megrendelése, szállodák foglalása.
Az önéletrajzban elért szakmai eredmények fontos részét képezik. Soha nem szabad elhanyagolni, ha önéletrajzot ír maga, és abban reménykedik, hogy kedvező benyomást tesz a munkáltatóra. A munkatapasztalatok alapján valóban kiemelik érdemeiket, a projektekben való részvételt, bármilyen feladat végrehajtását, továbbképzést. Bármely eredmény kiemelhető bármely tevékenységi területen.
Ne légy szégyenlős, ha magadnak dicsérsz egy kicsit. Ez segít abban, hogy az önéletrajz érdekes legyen a munkáltató számára. Ekkor az interjú meghívása nem fogja várakozni.
