A személyi megrendelések összeállításakor nagy figyelmet kell fordítani azok jogi jelentőségére. Ahhoz, hogy jogilag kötelezőek legyenek, számos szükséges adatot tartalmazniuk kell, beleértve a regisztrációs indexet vagy más szavakkal a dokumentum számát. A megrendelések nyilvántartásának szabályait az intézmény helyi dokumentuma határozza meg, de vannak általános szabályok is.
Utasítás
1. lépés
A személyzetre vonatkozó megrendelés sorszáma egyben a nyilvántartási száma (indexe) is. A személyzetre vonatkozó összes megrendelés (megrendelés) számozását a hivatali év során külön kell tartani az adminisztratív okmányok minden egyes csoportjára, külön regisztrációs űrlapon.
Az üzleti év általában egybeesik a naptári évvel (január 1. - december 31.). De vannak kivételek, például a kulturális, oktatási intézmények stb., Amelyekben a hivatali év szeptember 1-jén kezdődik.
2. lépés
Először is különítsen el minden rendet külön csoportokba. A papírokat eltarthatóságuk szerint ossza fel hosszú távú és rövid ideig tartó dokumentumokra.
Nagyszámú alkalmazottal, nagy létszámú szervezetekben az egyszerűség kedvéért válasszon ki több csoportot egy homogén témában az azonos tárolási időtartamú megrendelések tömbjén belül.
Például a hosszú távú tárolásra szánt dokumentumok csoportokba sorolhatók: befogadási, elbocsátási, átutalási megrendelések. A rövid távú tárolásra szánt papírok pedig sorozatokra bonthatók: vakáció megrendelések, üzleti út megrendelések.
A nagyon nagy létszámú szervezetekben néha szükség van a megrendelések levélmegjelöléseinek kidolgozására az egyes személyi kategóriák számára.
3. lépés
Ezenkívül regisztrálja ezeket a megrendeléscsoportokat a személyzetre speciális formában. Regisztrációs űrlapként használhat naplót, regisztrációs és ellenőrző kártyákat vagy elektronikus dokumentumkezelő rendszert. Ezen formák mindegyikének vannak előnyei és hátrányai.
A rendszerezéshez és a kereséshez kényelmesebbek a regisztrációs és ellenőrző kártyák, valamint az elektronikus iratszekrények, amelyek általában megismétlik egymást. A naplók nagyobb biztonságot nyújtanak.
A regisztrációs űrlapok nem rendelkeznek szigorú előírásokkal, de általában a következő információkat tartalmazzák:
- dátum;
- a megrendelés sorszáma;
- ki írta alá (beosztás, vezetéknév);
- a megrendelés összefoglalása;
- alap;
- előadóművész.
4. lépés
Most, hogy keretenként számozzuk a sorrendeket, csak meg kell keresni a megfelelő naplót, és a következő indexet hozzá kell rendelni a dokumentumhoz.
