A vállalkozás számára a megrendelések kiadásának eljárását az irodai munkára vonatkozó utasítások határozzák meg. Ugyanakkor ezen dokumentumok könyvelését és tárolását egy speciális megrendelés-nyilvántartási könyvben vezetik, amelynek minden szervezetnél jelen kell lennie.
Utasítás
1. lépés
Hozzon létre nyilvántartást a megrendelésekről. A nagyvállalkozásoknál ezt külön hivatalnok végzi, a kisvállalkozások felelős személyt jelölnek ki erre a célra. Használhatja a regisztrációs könyv jóváhagyott és önállóan kidolgozott formáját is.
2. lépés
Készítse el a rendelési napló borítóját. Sűrű anyagból kell készülnie, hogy a megrendelőlapok ne gyűrődjenek a tárolás során. Meg kell jegyezni, hogy ezeket a dokumentumokat a vállalkozásnál legalább 5 évig meg kell őrizni.
3. lépés
Írja a borítóra a vállalkozás nevét, a könyv címét és az időszakot. A megrendelések kiadásának gyakoriságától függően a szervezetben a regisztrációs napló kiszámolható egy hónapra, negyedévre vagy évre. A borító hátoldala információkat tartalmaz a dokumentum fenntartásáért és tárolásáért felelős személyről.
4. lépés
Válasszon a megrendelések tárolási módjának egyikéből a regisztrációs könyvben. Lehet ragasztani egy könyvbe vagy beilleszteni kötőanyaggal. A második lehetőség előnyösebb abban az esetben, ha meg kell szereznie az egyik megrendelést, és másolatot kell készítenie róla. Minden megrendelést időrendben kell rendezni. Egyes vállalkozások biztonsági számokat hagynak, amelyekre szükség lehet a megrendelések visszamenőleges feldolgozásához. Ez a módszer azonban illegális, ezért nem szabad visszaélni vele.
5. lépés
Készítsen közös formát a vállalati megrendelésekhez. Általános szabály, hogy ez egy levélpapír, amelynek felső részében előre elkészített adatok találhatók a vállalkozásról: név, cím és regisztráció.
6. lépés
Adja ki a parancsot. Írja be annak számát és az összeállítás dátumát. Ezt követően álljon elő egy címmel, amely röviden megválaszolja a "miről?" A fő szöveg a végzés alapjának és az adminisztratív résznek a nyilatkozatából áll. A végén a vezető vagy más meghatalmazott személy aláírása szerepel.
7. lépés
Ezt követően a megrendelés elkészül a megrendelés-nyilvántartási könyvben. Ha a dokumentum a vállalkozás alkalmazottjait érinti, például jutalék jön létre, akkor ezeknek a személyeknek meg kell jegyezniük, hogy elolvasták a megrendelést és aláírták őket.
