A 125-F3 szövetségi törvény 17. cikkével összhangban a nyugdíjas alkalmazottak iratait az archívumba kell továbbítani. A dokumentumok benyújtása előtt iktatni, számozni, leltározni és borítóval kell díszíteni. Ezt meghatalmazott személyzeti tisztnek kell elvégeznie.
Szükséges
- - mappa;
- - minden dokumentum;
- - ceruza;
- - leltár;
- - szállítási lista.
Utasítás
1. lépés
A lemondott alkalmazott ügyének az archívumba történő áthelyezéséhez rendezze a dokumentumokat fordított időrendben. Ez azt jelenti, hogy amikor alkalmazásban állt, egy személyes iratot készített, amelynek első lapja egy álláspályázat volt. Az ügy archívumba történő átadásakor az első lap lemondó levél lesz.
2. lépés
Az alkalmazott személyes iratainak benyújtásakor egyidejűleg készítsen leltárt a benyújtandó dokumentumokról. Az irattárba továbbításhoz szükséges személyes iratba tegye be az összes rendelkezésre álló dokumentumot: kérdőívet vagy önéletrajzot, oktatási dokumentumok másolatait, a munkavállaló munkája során kiadott foglalkoztatási, elbocsátási és egyéb végzések másolatait. Ezek lehetnek megbízások a bérek emelésére vagy csökkentésére, áthelyezésre, további feladatok ellátására stb. Ezenkívül csatoljon minden olyan igazolást, amelyet a munkavállaló valaha is bemutatott a szervezete számára, a munkaszerződés másolatát, további megállapodásokat, a munkavállaló munkájával kapcsolatos szabályokat.
3. lépés
Fájl a fájlt egy mappába egy iratgyűjtővel, az összes lapot számozza meg a jobb felső sarokban. Ezt egyszerű ceruzával kell megtenni. A tetején nyújtsa be a leltárt, írja alá a mappát, tegye a betűkódot az alkalmazott vezetéknevének kezdőbetűjére, valamint a mappa borítójára nagy számban a cégéből történő elbocsátás évét.
4. lépés
Nyomon követheti az elbocsátás évét egy alkalmazott vagy több munkavállaló esetében, akik egy év alatt kiléptek. Ha több alkalmazottat számlál, akkor tegye az összes személyes fájlt egy közös mappába, és írja alá a fedélen az elbocsátás évét. Egy mappában legfeljebb 250 lap tárolható. Az egyes összetett eseteket ne csak az elbocsátás éve, hanem a vezetéknevek ábécé alapján is formáljuk.
5. lépés
Amikor az összes esetet az archívumba helyezi, készítsen szállítási listát. Az első oszlopban tüntesse fel az esetek sorszámát, a másodikban az összes eset mutatóit a nómenklatúra szerint. A harmadik oszlopot a címsorok neve, a negyediket - dátum szerint, az ötödiket - a lapok száma, a hatodikat - az eltarthatósági ideje, a hetedik oszlopot töltheti ki, ha vannak megjegyzések vagy kiegészítések.
