A dokumentumok nyilvántartásba vétele az archívumba az év vége után történik. Így a dokumentumok a kialakított szabályok kapcsán készülnek tárolásra. A tárolás idejétől, valamint a dokumentumok értékétől függően az ügyek teljes egészében vagy egyszerűsített rendszer szerint készülnek el.
Utasítás
1. lépés
Készítsen listát az ideiglenesen tárolt dokumentumok eseteiről (legfeljebb 10 évig). Ellenőrizze az eset kialakulásának helyességét (hogy vannak-e dokumentumok, amelyeknek állandó tárolási ideje van). Hagyja az eseteket a mappákban, azokat az ügyek nómenklatúrája szerint kell rendszerezni, és nem kell őket megszámozni. Az eseteket az ügyek nómenklatúrája szerint adják át az archívumnak.
2. lépés
Hosszú távú (10 évnél hosszabb) tárolási esetek esetében a következőket kell végrehajtani:
1. A tok bekötése (kemény mappába szegve vagy négy furatban erős fonallal borítva, vagy megköthető).
2. A lapok számozása (fekete grafitceruzával a jobb felső sarokban, a dokumentum szövegének érintése nélkül).
3. Tanúsító felirat készítése (jelezze, hogy hány lap szegett, vannak-e sérülések, aláírás és dátum).
4. Belső dokumentumjegyzék készítése (különösen értékes dokumentumokat tartalmazó ügyek, személyes, bírósági és nyomozási ügyek stb. Számára). A leltár végén jelölje meg az ügyben szereplő dokumentumok és a leltár lapjainak számát.
5. Az ügy borítójának minden részletének nyilvántartása (intézmény, strukturális egység neve, az ügy irodai indexe, az ügy címe, az ügy eltarthatósága).
3. lépés
Készítsen leltárt az állandó vagy hosszú távú tárolásról szóló dokumentumokról. Tartalmaznia kell az egyedi esetszámot, valamint közzé kell tennie annak tartalmát és összetételét az eset fejlécében. A leltárban fel kell tüntetni az eset tárolási idejét is. Adja meg az esetek számát, valamint az első és az utolsó eset számát, írja alá és a dátumot. Külön leltárt készítenek a személyi esetekről.
4. lépés
Küldje el az előkészített fájlokat az archívumba. Az archív hivatalnok jelenlétében ellenőrzi az esetek számát a nómenklatúra vagy a leltár szerint, megerősítő feliratot készít, megjelöli a hiányzó ügyek számát, meghatározza az ügyek elfogadásának és átadásának dátumát. A leltárt az esetek átadását és elfogadását végrehajtó személyek aláírása igazolja.
