A dokumentumok archívumba történő továbbítását az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről szóló 125-F3. Sz. Szövetségi törvény szabályozza. A dokumentumokat el kell készíteni, le kell írni, iktatni és számozni kell. Ezt az ügy lezárásától számított 12 hónapon belül kell megtenni.
Szükséges
- - mappa;
- - kötőanyag;
- - egyszerű ceruza;
- - okmányleltár;
- - leltár átadása.
Utasítás
1. lépés
A dokumentumok archívumba történő átruházásához rendezze őket sorrendbe. A fészkelési sorrendnek időrendben kell lennie. Például, ha büntetőeljárást terjeszt elő, akkor az első oldal a bírósági végzés másolata lesz, a második az előzetes döntés, a következő pedig az ügy kivizsgálása, annak befejezésétől kezdődően. Ha dokumentumokat helyez át a személyzeti osztályról az archívumba, akkor az első lap az elbocsátás iránti kérelem, a második az elbocsátási végzés, a harmadik az összes dokumentum dátum szerint rendezett a végétől.
2. lépés
Számozzon minden lapot az első számmal kezdődően az elrendezés sorrendjében. A számozást egyszerű ceruzával végezze, de egyértelműen. Készítsen leltárt a dokumentumokról, a végén írja meg, hány számot és oldalt kapott, tegye aláírását, a leltár összeállításának dátumát, a szervezet pecsétjét, a fej aláírását.
3. lépés
Rögzítse az összes lapot kötőanyaggal, a tetejére tegyen egy leltárt. Helyezze a mappába a levélkódot annak az állampolgárnak a vezetéknevével, amellyel átviszi az ügyet és a dokumentumok átadásának évét az archívumba. Az évnek ugyanannak kell lennie, amelyben az ügy véget ért.
4. lépés
Készítsen külön mappát minden esethez, vagy tegye az összes esetet egy év alatt egy nagy mappába, és készítsen általános feliratot a kódra és a betűkódra, vagyis csak azoknak az állampolgároknak az esetei lehetnek, akiknek vezetékneve ugyanazzal a betűvel kezdődik. kerüljön egy mappába. De ha több dokumentumot tölt össze egy nagy mappában, akkor a közös lapok száma legfeljebb 250 lehet.
5. lépés
Az ügyek archívumba történő átadása előtt készítsen átadási jegyzéket. A leltár első oszlopa az összes eset sorszámának megadására szolgál, a második a nómenklatúra indexeire. A harmadik oszlopba írja be az összes címsor nevét, a negyedikbe - az átadás dátumát, az ötödikbe - a lapok számát, a hatodikba - az ügyben az archívumban megállapított tárolási időszakokat, a hetedik oszlopba, írja be az összes kiegészítést és megjegyzést. Leggyakrabban akkor töltik ki a hetedik oszlopot, ha valamilyen oknál fogva hiányoznak az ívek a dokumentumokból, vagy ha azonnal helytelenül írta be azokat a dokumentációs leltárba, és változtatásokat hajtott végre.
