Bármilyen tulajdonosi formájú vállalkozásnak saját munkafolyamata van, különféle típusú papírok formájában, bizonyos elvek szerint rendszerezve. A memorandum különös figyelmet igényel a szövegezés során.
Mi az a feljegyzés
A feljegyzés formájában készült üzleti tájékoztató jellegű és tájékoztató jellegű. Ezt a közvetlen felettesnek vagy a szervezet vezetőjének biztosítják. Az emlékeztető a vezetőség utasítására és a munkavállaló kezdeményezésére készíthető.
A dokumentum egy konkrét kérdéshez kapcsolódó konkrét tényekből áll. A legtöbb esetben a feljegyzés a munkavállaló szubjektív véleménye, amelyet írásban rögzítenek. Néha a vállalkozásban zajló események fényében rendkívül fontos, hogy a menedzser ismerje a beosztottak véleményét a további cselekvéseik kiigazítása érdekében. Az alkalmazottaknak egyedül kell elkészíteniük a részletes választ, kiegészítve saját ötleteikkel és ajánlásaikkal.
Ami a jelentések tárgyát illeti, az eltérő lehet: az egyszeri információszolgáltatástól az időszakos jelentésekig. A magyarázó és szolgáltatási megjegyzésekkel ellentétben az emlékeztető felhasználható a vállalaton belül, vagy jelentési dokumentum szerepét töltheti be egy felsőbb hatóság számára.
A dokumentum elkészítésének oka
A feljegyzés egy ellenőrzésen kívül eső folyamat eredményeként készül, amely károsíthatja a vállalkozást. Ekkor a munkavállaló hasonlóan felhívhatja az összes információt a felettesek figyelmébe. Ez például egy felelős személy többszörös hiányzása vagy a tervezett célok teljesítésének figyelmen kívül hagyása lehet, ami természetesen negatívan befolyásolhatja az egész vállalkozás teljesítményét. Általában a dokumentum célja, hogy jelzéssé váljon a belső politika változásának irányában, amelyet a vezetés jelenleg hajt végre.
Hogyan készítsünk helyesen egy jegyzetet
Általában egy dokumentum több részből áll. Először egyértelműen meg kell fogalmazni azt az okot, amely a memo megírásának oka volt. Felvázolja a konkrét helyzetet és felsorolja a tényeket. Akkor nagyon világosan ajánlott kifejezni saját véleményét arról, hogy mi történik. Ugyanakkor minden oldalról elemezni kell a helyzetet, és saját megoldást kell kínálnia a problémára.
Minden információt elég tömören kell bemutatni, a történés tárgyához való ragaszkodás mellett. A valóság torzítása és a sejtések kifejezése, amelyeket nem támaszt alá bizonyítékalap, elfogadhatatlan.
A dokumentumot egy A4-es formátumú lapra helyezik, az egység nevének bal felső sarkában kötelezően feltüntetve. A jobb felső sarokban helyezzen el információkat a jegyzet címzettjéről. Kissé alul, egy piros vonaltól a dokumentum nevét és számát, valamint az összeállítás helyét nagy betűkkel írják.
Ezután az információkat meglehetősen szabad formában határozzák meg, amelyet a dokumentumot előkészítő alkalmazott aláírása támaszt alá.
Az emlékeztető elküldése előtt ajánlatos gondosan ellenőrizni a fenti körülmények valóságtartalmát.
