Ha nem egy személynek, hanem munkacsoportjának több tagjának szeretne levelet küldeni, a levél tartalmának kissé eltérnie kell a megszokottól. Ne felejtse el betartani az üzleti levelezés szabályait is.
Utasítás
1. lépés
Készítsen egy listát azokról a kollégákról, akiket fel kíván venni a levelezőlistájába. Ellenőrizze, hogy minden címzett releváns-e az aktuális kérdésben. Ezzel ellentétben kihagyhatja azt a személyt, akit valamiről tájékoztatni kell a levelével. Tanulmányozza az érdekeltek körét. Döntse el, melyik munkatársat helyezi el a „Címzett” mezőbe, és kit a „Másolat” mezőbe. Általában a közvetlen végrehajtókat a „Címzett” oszlopba írják, a „Másolás” mezőbe pedig azokat, akik irányítják a folyamatot, vagy közvetett módon vesznek részt benne, valamint egyszerűen csak érdekelt munkatársak.
2. lépés
Gondoljon arra, hogyan rendezze a címzettek nevét. Sokkal könnyebb lesz az Ön számára, ha vállalatának konkrétan meghatározott szabályai vannak ezzel kapcsolatban. Ellenkező esetben sorrendjük különböző módon határozható meg. Például tegye a vezetéknevüket ábécé sorrendbe. A szenioritás elve alkalmazható. Jobb megtalálni a titkárnő levelét, amelyet több címzettnek címzett, és megnézni, hogyan csinálja. Valószínűleg ez a vállalat kimondatlan színvonala.
3. lépés
Adja meg az üzenet tárgyát. Röviden tükröznie kell a tartalmát. Ezt követően menjen a levél törzséhez. Tartsa be az üzleti levelezés szabályait. Udvariasan köszönjön a csapatnak, és térjen át a témára.
4. lépés
Csak az esetre írjon. Ne hagyja ki a fontos részleteket, de ne hígítsa a "vizet" sem. Becsülje meg kollégái idejét. Ha üzenete lényegének jobb megértése érdekében tisztában kell lennie egyéb levelezéssel, helyezzen idézőjeleket a levél aljára. Ne felejtsen el elbúcsúzni és eredményes munkanapot kívánni mindenkinek.
