A kimenő dokumentumok hivatalos levelek, amelyeket a szervezet harmadik feleknek (beszállítóknak, fogyasztóknak, szabályozó hatóságoknak stb.) Vagy más városok munkatársainak küld. A levelezés kezeléséért általában két alkalmazott osztozik: a fordító és az ügyintéző. Az első felelős a szöveg előkészítéséért és megegyezéséért. A második regisztrálja a levelet, elküldi az eredetit a rendeltetési helyére, és tárolja a szolgáltatási példányt.
Szükséges
- - a társaság formája;
- - a számítógép, amelyre a szövegszerkesztő telepítve van;
- - a kimenő dokumentumok nyilvántartásának naplója.
Utasítás
1. lépés
Ha fordító vagy
Készítsen dokumentumtervezetet. A kimenő levelek proaktívak és reagálók lehetnek. Az első esetben levelezést indít (kezdeményez) egy másik szervezettel vagy egy adott személlyel bármely hivatalos kérdésben. A válaszlevélnek tartalmaznia kell a beérkezett kérelemnek megfelelő információkat.
2. lépés
Nyomtassa ki a levelet két példányban a szervezete fejlécére. Győződjön meg arról, hogy a dokumentum felső része, az úgynevezett "fejléc", megfelelően van-e formázva. A cég adatai mellett, amelyek a jobb oldalon található űrlapon találhatók, tartalmazzák a címzett adatait és a levél fejlécét.
3. lépés
A bal felső sarokba írja be annak a személynek a címét, kezdőbetűit és vezetéknevét, akinek a dokumentumot szánják, egy szervezet vagy egyének címét. Az információk megadásának pontosan azonos eljárásnak kell lennie, például:
"A" Volna "LLC igazgatójának
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, iroda tizennégy, Saratov, 109235.
4. lépés
Jobb oldalon, a szervezete adatai alatt, tegye a levél címét. Rövidnek kell lennie, világosan tükrözve a szöveg tartalmát. Például: "Az épület egészségügyi állapotának ütemezett ellenőrzésének elvégzéséről" vagy "A nagyobb javításra szoruló házakról szóló információk szolgáltatásáról".
5. lépés
Kezdje a fő szöveget úgy, hogy megszólítja a címzettet, és megadja az okot, amely miatt ezt a levelet neki küldik. Például: „Kedves Ivan Ivanovics! Tájékoztatjuk a bérelt épület egészségügyi állapotának ütemezett ellenőrzéséről 2011. január 14-én.”
6. lépés
Ha vannak mellékletek a kimenő dokumentumhoz, sorolja fel őket a fő szöveg után, például: „Melléklet 3 oldalon. 1 példányban. A szöveg utolsó oldalának alján fel kell tüntetni a dokumentum készítőjét. Általános szabály, hogy a levél írója kisebb, mint a fő betűtípusnál írja be vezetéknevét, kezdőbetűit és munkahelyi telefonját.
7. lépés
Bármilyen irányban ellenőrizze a levelet a szervezete döntéshozóival. Például a pénzeszközök elköltésével kapcsolatos dokumentumokat könyvelő hagyja jóvá, és az adóhivatal kérésére adott válaszokat ügyvéd írja alá. A levelet jóváhagyó alkalmazottak a szöveg végén a második példányra, a fej vízumának helye alá helyezik átírásával ellátott személyes aláírásaikat. A szükséges jóváhagyások kézhezvétele után a kimenő dokumentumot a szervezet vezetője aláírja.
8. lépés
Az elfogadott és aláírt dokumentumot nyújtsa be a jegyzőhöz. Ha meg akar tartani egy példányt, nyomtasson ki egy további példányt. Kérje meg az ügyintézőt, hogy tegyen rá kimenő számot.
9. lépés
Ha hivatalnok vagy
Fogadja el a kezdeményező kimenő levelét. Ellenőrizze a fő adatok elérhetőségét és helyességét, a jóváhagyási vízumokat, az alkotóval kapcsolatos információkat és a vezető aláírását. Ügyeljen a levél mellékletének jelenlétére.
10. lépés
Rögzítse a dokumentum adatait a kimenő levelek naplójában. Ha szervezete átállt az elektronikus dokumentumkezelésre, akkor az adatbázis karbantartására vonatkozó utasításoknak megfelelően járjon el. A hagyományos papírnaplóra nincsenek szigorú regisztrációs szabályok. A gyakorlatban azonban a következő oszlopokat tartalmazó táblázatot használják leggyakrabban:
- dátum;
- a kimenő dokumentum száma;
- címzett;
- összefoglaló (cím);
- a dokumentum kiállítója;
- jegyzet.
11. lépés
A kimenő szám az alábbiak szerint alakul. Először adja meg annak a mappának a készletlistáját, ahol a kimenő üzenetek másolatait tárolják. Írja be egy adott levél sorozatszámát kötőjelbe vagy perjelbe. Kapja: "01-14-256" vagy "01-14 / 256", ahol 01-14 az ügy száma, 256 a dokumentum száma.
12. lépés
Írja be a kimenő számot az űrlap speciális sorába. Válaszlevél esetén feltétlenül jelölje meg a bejövő dokumentum számát is, amelyhez társítva van. Zárja le a levél első példányát (jóváhagyási vízum nélkül) egy borítékba, és küldje el a címzettnek. Tegye a dokumentum másolatát a megfelelő fájlmappába.
