A szervezetek, vállalkozások személyzeti szolgáltatásaiban nagy számú dokumentumot tárolnak: bérbeadási megrendelések, üdülések, átutalások, díjak, további készpénzfizetések, elbocsátások és mások. Az ilyen dokumentumok megőrzésének fontossága annak köszönhető, hogy nyilvántartást kell vezetni az egyes munkavállalók dokumentumairól. Az ügyben a dokumentumok helyes és gyors formázásának feladata a személyzeti tisztviselőkre van bízva.
Utasítás
1. lépés
Az esetek kialakítása a végrehajtott dokumentumok esetekbe történő elhelyezése. Csoportosítsa a dokumentumokat esetekben minden naptári évre, kivéve azokat az eseteket, amelyek eredetileg alakultak ki, és nem egy naptári éven belül vannak. Ilyen esetek a diákok, alkalmazottak, dolgozók személyes aktái, törvényszéki ügyek, nyugdíjesetek, kórtörténet, valamint egyéb számviteli dokumentumok.
2. lépés
A hallgatók, hallgatók, posztgraduálisok személyes iratainak végleges formálását az oktatási intézmény vagy a posztgraduális tanulmányok elvégzése után kell elvégezni; munkavállalók és alkalmazottak - elbocsátásukkor; kórtörténet - a beteg mentesítése után; bírósági ügyek - közvetlenül a tárgyalás befejezése és a határozat kézbesítése után; nyugdíjesetek - a nyugdíjkifizetések megszüntetése után.
3. lépés
A levéltári tárolás előkészítésekor egyesítse az elbocsátott alkalmazottak személyes iratait személyes iratokba, ha a lapok száma nem haladja meg a kétszázötvenet. Ugyanez vonatkozik az oktatási intézményben végzett személyekre. Létrehozhat külön személyes fájlt külön tároló egységként is. Ez a szabály az állandó tárolású személyes fájlokra vonatkozik.
4. lépés
Személyes fájlok létrehozásakor vegye figyelembe a különböző megőrzési időszakokat. A hosszú távú és tartós eltarthatósági esetek tekintetében külön formázza őket, és vegye fel őket a különböző leltárakba is.
5. lépés
Csoportosítsa a személyzet megrendeléseit esetekre a megállapított megőrzési időszakok szerint. Az egyes személyi aktákon belül a dokumentumokat időrendi sorrendben, vagyis az év elejétől végéig, valamint jóváhagyásuk, összeállításuk, nyilvántartásuk dátumáig vezetik be.
6. lépés
A személyes számlákból, személyes kártyákból, munkafüzetekből, valamint a személyes iratok ruháiból összeállított esetek szigorúan ábécé sorrendben rendeződnek. Ilyen minta használatakor végezzen további tisztázást úgy, hogy az első három betűt feltünteti azoknak a személyeknek a nevében, akikre személyes aktát nyitottak.
